Managed Print Services – Was genau ist das?
Beim Managed Print Service (kurz MPS) handelt es sich um die Möglichkeit den Druckeroutput von Unternehmen zu steuern. Inzwischen sind fast alle Drucker, die in einem Unternehmen genutzt werden, sogenannte Netzwerkdrucker die über das interne Netzwerk zentral konfiguriert und gewartet werden. Jeder Computer bzw. Nutzer, der mit dem Printserver im Netzwerk verbunden ist, kann den integrierten Drucker ansteuern und die unterschiedlichen Druckaufträge mit Hilfe einer zugewiesenen PIN abfragen. Auch die Verbrauchsteileversorgung ist inzwischen vollkommen automatisiert. Dadurch melden alle Drucker automatisch, wann neues Verbrauchsmaterial benötigt wird. Alles in allem umfasst der Managed Print Service alle Maßnahmen und Produkte inklusive Verbrauchsmaterialien, Software, Hardware und Dienstleistungen, die das Ziel verfolgen eine optimal koordinierte und individuelle Dokumenten- und Druckverarbeitung zu erreichen.
Vorteile von MPS Managed Print Services
Durch Managed Print Services können Unternehmen von einem hohen Einsparpotential profitieren. Laut aktueller Studien geben Unternehmen in Deutschland jährlich um die 34 Milliarden Euro für den Druck von Dokumenten aus. Das macht je nach Unternehmensbranche bis zu 5 Prozent des Umsatzes des Betriebes aus. Die Kosten setzen sich dabei aus den direkten und indirekten Verbrauchskosten zusammen. Zu den direkten Kosten gehören unter anderem Papier, Energie, Druckerpatronen und Toner. Bei den indirekten Kosten handelt es sich um Schulungen von Mitarbeitern, Instandhaltung und EDV-Aufwand. Hinzu kommen noch die reinen Hardwarekosten für Drucker oder auch Multifunktionsgeräte.
Einen großen Anteil der Kosten stellen alleine die Kosten für das Druckerpapier dar. Leider wird Druckerpapier unnötig verschwendet. Von 6 Blättern wandert mindestens ein Blatt in den Müll. Dank Managed Print Services können Unternehmen ihre Print-Infrastruktur und die daraus resultierenden Gesamtkosten optimieren und systematisch analysieren. In der Regel finden diese Missmanagement-Optimierungen hauptsächlich im Bereich des Dokumentenmanagements statt, da die Dokumentenprozesse entweder vollautomatisiert oder vereinfacht werden. Tipp: Eine weitere Einsparmöglichkeit ist der sogenannte Duplexdruck. Dabei handelt es sich um das beidseitige bedrucken von Dokumenten.
Einsatzbereiche für MPS Managed Print Services
Die Einsatzbereiche von Managed Print Services sind sehr vielfältig und weitreichend. Unabhängig davon ob es sich um einen kleinen Handwerksbetrieb, um ein mittelständisches Unternehmen oder um einen namhaften Großkonzern handelt. MPS kann ganz individuell auf die jeweilige Unternehmensstruktur angepasst werden.
Printmanagement – Voraussetzungen für die effiziente Nutzung im Büro
Bevor eine MPS-Umgebung integriert wird, sollte unbedingt eine ausführliche Analyse stattfinden. Hier müssen nicht nur die Anzahl der Drucker, sondern auch der Scanner, Kopierer und Faxe beachtet werden. Über diese Analyse kann auch festgestellt werden, welche Geräte für eine möglichst effiziente Nutzung vorhanden sein sollten. Weitere Teile dieser Analyse sind die Verwaltung der Software, die unterschiedlichen Druckerfarben und -typen sowie die Entfernung der Mitarbeiter zum nächsten Drucker, Kopierer und Faxgerät.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil dieser Analyse ist die Sicherheit. Viele vergessen nämlich, welche Gefahr von einem IT-Netzwerk ausgehen kann. Schließlich sind netzwerkfähige Drucker heutzutage sehr leistungsfähige Geräte, meist mit eigenem Speicher, der genauso gehackt werden kann wie ein normaler PC. Daher gehört zu einer Analyse auch unbedingt eine Überprüfung und eventuelle Anpassung der Sicherheitsrichtlinien für die Druckerinfrastruktur. Dadurch garantieren Managed Print Services nicht nur eine effiziente Druckumgebung, sondern auch eine sichere Drucker- und Kopierstruktur.
Private Nutzung von Managed Print Services
Eine so umfangreiche Analyse und Anpassung benötigen Privatleute bei der Nutzung ihrer Druckerumgebung natürlich nicht. Im Bereich der Managed Services hat sich bei der Privatanwendung allerdings auch einiges getan. Für Privatanwender bieten inzwischen viele Druckanbieter nützliche Printing Services an. Besonders beliebt sind hier Services wie Air Print oder Cloud Print. Hinzu kommen Dienste, die es ermöglichen, über eine entsprechende App von jedem Standort aus den Drucker zu Hause zu bedienen. Auch über diese Dienste können Privatanwender ihre Druckumgebung deutlich optimieren. Einzige Voraussetzung ist ein neues netzwerkfähiges Druckermodell – beispielsweise von Canon, Kyocera oder Samsung.
Unser Fazit
Managed Print Services (MPS) bieten nicht nur ein hohes Einsparpotenzial sondern auch eine Vereinfachung der Unternehmensprozesse. Die Möglichkeiten sind vielfältig und einzelne Bereiche können auch auf den privaten Bereich übertragen werden.
Mit druckfrischen Grüßen
Ihr HD-Toner Team 😉
https://www.hd-toner.de