Flüchtigkeitsfehler sind ein bekanntes Phänomen, insbesondere wenn es um das Verfassen von kurzen E-Mails oder auch längeren Dokumenten geht. Diese sollte man möglichst vermeiden oder zumindest auf ein Minimum reduzieren.
Wie entstehen Flüchtigkeitsfehler in Dokumenten?
Das Problem der Flüchtigkeitsfehler ist nicht neu und nahezu jeder ist ab und zu selbst davon betroffen. Dabei gibt es zahlreiche unterschiedliche Gründe, wie und warum es regelmäßig zu solchen Flüchtigkeitsfehlern kommt. Zu den häufigsten Ursachen gehören dabei u.a. Stress, Zeitdruck oder auch eine zunehmende Konzentrationsschwäche an langen Arbeitstagen. Aber auch regelmäßige Routinearbeiten oder die eigene Selbstüberschätzung können zu unnötigen Flüchtigkeitsfehlern führen.
In welchen Dokumenten kommen besonders häufig Flüchtigkeitsfehler vor?
Flüchtigkeitsfehler sind inzwischen in allen möglichen Text-Dokumenten vertreten. Besonders E-Mails und Nachrichten in Messengerdiensten enthalten regelmäßig Flüchtigkeitsfehler, welche zwar ungewollt sind, aber inzwischen häufig unkommentiert hingenommen werden. Im privaten Umfeld mag dies unproblematisch sein, aber im geschäftlichen Umfeld können viele und regelmäßige Flüchtigkeitsfehler schnell zu einer unschönen Außendarstellung führen. Dies betrifft nicht nur E-Mails und Messenger-Nachrichten, sondern insbesondere auch Bewerbungen, Berichte, wissenschaftliche Arbeiten sowie Analysen, Präsentationen und Rechnungen. Auch hier kommt es regelmäßig zu Flüchtigkeitsfehlern, die vermieden werden sollten.
Warum können sich Flüchtigkeitsfehler auf die Druckkosten auswirken?
Während man früher unliebsame Tippfehler auf einer Schreibmaschine mühsam mit Korrekturflüssigkeit oder Korrekturrollern verbessern musste, hat man es bei digitalen Werkzeugen wie Computern und Druckern deutlich einfacher. Hier kann ein Schreibfehler binnen weniger Sekunden korrigiert und das Dokument einfach neu ausgedruckt werden. Dies hat zwar klare Vorteile gegenüber einer Schreibmaschine, allerdings sorgt dies auch dafür, dass man weniger Aufmerksam ist und Fehler erst später korrigiert – getreu dem Motto: „Dann drucke ich das Dokument eben noch einmal neu aus“. Dieses Vorgehen sorgt allerdings dafür, dass unnötige Kosten durch den zusätzlichen Verbrauch von Druckerpatronen bzw. Tonerkartuschen sowie Papier entstehen. Deshalb sollte man Flüchtigkeitsfehler möglichst vermeiden.
5 einfache Tipps, um Flüchtigkeitsfehler in Dokumenten zu vermeiden
1. Rechtschreibtools verwenden: Viele Textverarbeitungs- und E-Mail-Programme verfügen inzwischen über nützliche Helfer in Form von Autokorrekturen. Diese können dabei helfen Fehler zu finden und vor dem Ausdruck oder dem Versand zu korrigieren. Jedoch ist auch hier Vorsicht geboten, denn auch diese funktionieren nicht 100%ig fehlerfrei und dienen deshalb eher als zusätzliche Helfer.
2. Lautes Vorlesen: Eine weitere nützliche Hilfestellung kann das laute Vorlesen von fertigen Text-Dokumenten sein. Inzwischen gibt es auch diverse Office-Programme, die über eine entsprechende Vorlese-Funktion verfügen, sodass man sich den fertigen Text einfach laut vorlesen lassen kann und beim Zusehen und Zuhören mögliche Fehlerquellen findet.
3. Regelmäßige Pausen: Wer im Büroalltag regelmäßige Pausen macht, bekommt den Kopf deutlich schneller wieder frei für neue Aufgaben. Dies wirkt sich auch positiv auf die Konzentrationsfähigkeit aus und lässt so sehr häufig unnötige Flüchtigkeitsfehler vermeiden.
4. Bekannte Fehler vermeiden: Jeder kennt bestimmte Worte und Grammatikregeln, die man immer und immer wieder falsch macht – obwohl man sich fest vorgenommen hat, diese zu vermeiden. Mit einer entsprechenden Check- und Merkliste kann man sich häufig gemachte Fehler notieren und versuchen diese zukünftig zu vermeiden.
5. Formatierungen nutzen: Um einen Text besser lesen und inhaltlich bearbeiten zu können, kann es nützlich sein diesen deutlicher und übersichtlicher zu formatieren und zu strukturieren, z.B. mit Hilfe von Haupt- und Zwischenüberschriften, Absätzen und Zeilenabständen sowie Fett- und Kursivschriften.
Flüchtigkeitsfehler vermeiden: 5 einfache Tipps für den Büroalltag