Diverse Hilfsmittel können dazu beitragen, dass der Büroalltag besser organisiert werden kann. Insbesondere technische Helfer und Tools können dabei einen hilfreichen Beitrag leisten. In diesem Artikel liefern wir unseren Lesern deshalb einige nützliche Tipps für mehr Effizienz im Büroalltag.
Warum wird das Thema Büroorganisation immer wichtiger?
Der klassische Arbeitsalltag im Büro kann je nach Unternehmen und Branche mal mehr oder weniger stressig sein. Dies liegt nicht selten auch daran, dass die Büroorganisation nicht an allen Stellen immer vollständig ausgereift ist. Aus diesem Grund gehen viele Unternehmen und Mitarbeiter inzwischen dazu über, ihren Büroalltag deutlich besser und straffer zu managen. Neben weniger Stress gibt es zudem diverse weitere Gründe, welche für eine bessere Organisation sprechen. Dazu zählen beispielsweise eine mögliche Effizienzsteigerung durch eine gesteigerte Produktivität sowie eine damit einhergehende Kostenersparnis, denn ein gut organisiertes Büro senkt in der Regel den Zeitbedarf enorm und zugleich die Wahrscheinlichkeit, dass bestimmte Arbeiten zu langsam, ineffizient oder sogar doppelt erledigt werden.
Zudem wird durch ein gut organisiertes Büro in vielen Fällen auch das Arbeitsklima deutlich entspannter und angenehmer gestaltet, denn sobald sich Mitarbeiter weniger mit dem oft lästigen organisieren ihrer Aufgaben beschäftigen müssen und sich stattdessen deutlich besser auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können, wächst die Motivation und auch das Leistungspotenzial deutlich.
Welche Faktoren spielen bei der Umsetzung eine entscheidende Rolle?
Um die Effizienz im eigenen Büro und im gesamten Unternehmen besser zu managen, bedarf es zunächst einer genauen Analyse der Arbeitsabläufe und der unterschiedlichen Tätigkeiten. Wurden diese ausreichend dokumentiert und festgehalten, kann es auch schon losgehen. Zu den wichtigsten Faktoren für ein gut organisiertes Büro zählen in der Regel die angenehme Arbeitsplatzgestaltung hinsichtlich ergonomischer und ansprechender Büromöbel, ein übersichtliches und zentrales Dokumentenmanagement für alle wichtigen digitalen und analogen Unterlagen sowie das richtige Zeitmanagement, sodass alle wichtigen Aufgaben schnell und effizient, aber ohne großen Zeitdruck und Stress, umgesetzt werden können. Dies kann beispielsweise durch entsprechende technische Tools wie z.B. To-Do-Listen oder Projektmanagement-Programme unterstützt werden.
Aber auch die zielgerichtete Kommunikation kann dabei helfen den Büroalltag effizienter zu organisieren. So gibt es inzwischen zahlreiche Möglichkeiten, um die Arbeitszeiten für die Kommunikation besser zu nutzen. Während man früher in der Regel persönliche Gespräche oder lange Telefonate geführt und deren Inhalte dann noch einmal schriftlich für die Dokumentation festgehalten hat, gibt es inzwischen passende Werkzeuge, mit denen man Zeit sparen und wichtige Punkte direkt schriftlich dokumentieren kann. Hier können beispielsweise spezielle Ticketsysteme, Chat-Programme, Videokonferenz-Tools oder auch Projektmanagement-Programme helfen, deren Inhalte auch im Nachgang für andere Kollegen über die Cloud zugänglich zu machen.
Warum ist besonders modernes IT-Equipment wichtig?
Um die Büroorganisation deutlich zu verbessern, ist modernes IT-Equipment in Form von Desktop-Computern, Notebooks, Smartphones, Druckern und vielen weiteren Geräten inzwischen unerlässlich, denn mit diesen lassen sich diverse Arbeitsschritte automatisieren und vereinfachen, was die Arbeitseffizienz im Büro deutlich steigern und zugleich die Ressourcenschonung wie etwa beim Drucker- und Kopierpapier sowie beim Verbrauch von Druckertinte und Toner senken kann. Zudem bieten moderne und mobile IT-Lösungen die Möglichkeit deutlich flexibler zu arbeiten und so die Produktivität und Work-Life-Balance der Mitarbeiter zu verbessern.
Neben modernen lokalen Hardware- und Software-Anforderungen kommen inzwischen aber auch immer mehr dezentrale Elemente wie etwa externe Speicherlösungen in Form von z.B. externen Festplatten, Netzwerkspeichern (NAS) sowie Cloudlösungen hinzu, welche das Arbeiten auch über den eigenen Arbeitsplatz hinaus ermöglichen und durch eine zunehmend virtuelle Zusammenarbeit mit anderen Arbeitskollegen, Anwendungen sowie wichtigen und zugänglichen Firmendaten und Informationen deutlich vereinfachen. Dies kann ein wichtiger Bestandteil sein, um das Organisieren des Büros deutlich zu vereinfachen und zugleich effizienter zu gestalten, denn insbesondere technische Lösungen sind inzwischen ein wichtiger Bestandteil, wenn es darum geht Arbeitsprozesse und Ressourcen besser einzusetzen.
Fazit: Eine fachgerechte Organisation des Büroalltags kann die Leistung und Effizienz deutlich steigern. Moderne IT-Hilfemittel können zusätzlich dafür sorgen, dass die Arbeit noch angenehmer und einfacher umgesetzt werden kann.