Das papierlose Büro: Realität oder Fiktion?
Der Papierverbrauch ist in den meisten Unternehmen ein ernstzunehmender Kostenfaktor, der nicht nur finanziell zu Buche schlägt, sondern sich ebenfalls nachteilig auf die Umwelt auswirkt. Aus diesem Grund ist die Idee des papierlosen Büros schon seit vielen Jahren im Gespräch und erste Umsetzungen dieses Vorhaben lassen sich bereits jetzt schon an einigen Stellen erkennen. Doch was steckt eigentlich im Detail hinter der Vorstellung des papierlosen Büros und handelt es sich hierbei womöglich lediglich um eine Vision?
Was versteht man unter dem Begriff des papierlosen Büros?
Die Vorstellung des papierlosen Büros bezeichnet einen Gedanken, der sowohl auf den Umweltschutz als auch die Verbesserung der Arbeitseffizienz abzielt. Grundlegend geht es hierbei darum Dokumente und Schriftstücke durch digitale Dokumente wie beispielsweise PDFs oder Word-Dokumente zu ersetzen. Auf diese Weise würde der umweltbelastende Papierverbrauch stark eingedämmt werden und auch der Arbeitsaufwand für das Erzeugen und Sortieren von Dokumenten würde auf ein Minimum reduziert werden.
Die Idee ist jedoch keinesfalls neu und wurde sogar schon von Bill Gates im Jahr 1994 mit Hilfe eines eindrucksvollen Bildes zum Ausdruck gebracht. Bei dieser Aufnahme sitzt der Mitbegründer von Microsoft auf zwei Türmen bestehend aus 330.000 Papierseiten und hält dabei einen einzigen CD-Rohling in der Hand, der in der Lage ist, exakt dieselbe Menge an Dokumenten zu speichern. Der Grundsatz, Dokumente zu digitalisieren anstatt auf Papier zu bringen, wird dabei heute schon in vielen Unternehmen berücksichtigt, sodass inzwischen häufiger digitale Speichermedien und Dokumente ausgetauscht werden und nicht immer alles ausgedruckt wird.
Welche Vor- und Nachteile bringt ein papierloses Büro und ist es überhaupt umsetzbar?
Der größte Vorteil liegt sicherlich in der Nachhaltigkeit sowie der Verbesserung der Arbeitseffizienz und der damit einhergehenden Reduzierung der Druckkosten begründet. So müsste weniger Papier angeschafft werden und auch der Verbrauch an Druckerpatronen und Toner würde sinken, wenn alle Schriftstücke nur noch in digitaler Form anfallen würden. Weiterhin würde weniger Platz für Aktenordner benötigt werden und die Arbeitszeit für die Sortierung sowie Verwaltung deutlich kürzer ausfallen. Allerdings ist die Umsetzung eines komplett papierfreien Büros bislang nur eine Fiktion, da dieser Idee diverse Faktoren im Weg stehen.
So sind viele Unternehmen beispielsweise dazu verpflichtet gewisse Abläufe über den Postweg durchzuführen, was in jedem Fall den Einsatz von Papier erfordert. Ein Grund hierfür ist, dass elektronische Post nicht im gleichen Maße rechtlich anerkannt wird wie ein Dokument in Papierform. Ähnliches gilt für den Abschluss von Verträgen, was auch zukünftig Druckertinte erfordern wird, da nicht jedes Unternehmen die Ausstattung für digitale Signaturen besitzt. Weiterhin kann auch die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen für einen papierlosen Betrieb schwierig werden, wenn der Partner mit Druckerpapier oder Fotopapier arbeitet. In diesem Fall müssten sämtliche Schriftstücke aufwändig digitalisiert werden, was ebenfalls speziellen Bürobedarf und passende Schreibwaren erfordert. Ein weiterer Punkt gegen den vollständigen Verzicht von gedruckten Dokumenten ist die schlichte Tatsache, dass viele Mitarbeiter nicht über ausreichende EDV-Kenntnisse verfügen, um den gesamten Schriftverkehr digital bearbeiten zu können.
Wie sieht die Zukunft aus? Bleibt das papierlose Büro Fiktion?
Grundsätzlich lässt sich sagen, dass der Umsetzung eines papierlosen Büros – das vollkommen auf die Nutzung von Druckpapier und Co. verzichtet – sehr große Hürden im Weg stehen und aus diesem Grund eher als unwahrscheinlich einzuschätzen ist. Ganz ohne Papiere wird es auch in Zukunft nicht funktionieren, da gewisse Prozesse und Dinge – wie beispielsweise Anschreiben, Etiketten oder Verträge – auch in Zukunft nicht ohne papiergebundene Dokumente auskommen werden. Realistischer ist hier eher ein Kompromiss aus papiergebundenen und digitalen Medien, wie es aktuell in den vielen Betrieben schon der Fall ist. So werden schon heute viele Dokumente per E-Mail, USB-Sticks oder sogar speziellen Fileservern ausgetauscht, was schon jetzt enorme Papiermengen und Kosten einspart.
Mit druckreifen Grüßen
Ihr HD-Toner Team 😉
www.hd-toner.de