Meetings gehören inzwischen in vielen Unternehmen zum Alltag. In vielen Fällen sind diese sehr nützlich, können aber auch gewisse Risiken haben. In diesem Beitrag erläutern wir, worauf man unbedingt achten sollte.
Welche Chancen und Möglichkeiten bieten Meetings in Unternehmen?
In vielen Unternehmen gehören regelmäßige Meetings und Besprechungen zum täglichen Arbeitsbetrieb. Die meisten Meetings sind mittelfristig oder langfristig geplant, aber es gibt auch immer wieder spontane Meetings – insbesondere, wenn es um dringende Themen geht. Dabei bieten Meetings einige interessante und sinnvolle Möglichkeiten und Chancen, wie etwa den Wissenstransfer an eine größere Anzahl an Mitarbeitern sowie die Schaffung von mehr Transparenz bei aktuellen Projekten, Aufgaben und sonstigen Neuigkeiten. Zudem können regelmäßige Meetings dazu beitragen, die Zusammenarbeit im Team und auch teamübergreifend zu verbessern und zu festigen, während gleichzeitig die Motivation aller Beteiligten deutlich steigt. Ein wichtiger Vorteil von Meetings ist zudem die Möglichkeit deutlich schneller Interessen und Aufgaben abzustimmen, Feedback und Ideen einzuholen und zeitnah oder sogar direkt zu einer Entscheidung zu kommen. Insbesondere für Führungskräfte können Meetings sehr hilfreich sein, um einzelne Mitarbeiter oder ganze Teams für neue Projekte und Ziele zu begeistern.
Welche Risiken können zu viele und schlecht organisierte Meetings haben?
Regelmäßige Meetings sind wichtig, um alle beteiligten Mitarbeiter und Teams auf dem neuesten und gemeinsamen Stand zu halten und eventuelle Probleme oder auch besondere Fortschritte zu kommunizieren. Allerdings sollten die Meetings auch nicht zu oft stattfinden, denn zu viele Meetings kosten nicht nur unnötige Arbeitszeit und damit Produktivität, sondern können auf Dauer auch zu einer gewissen Demotivation und sogar Frustration führen. Dies gilt insbesondere dann, wenn immer wieder dieselben Themen angesprochen werden und es keine wesentlichen Meilensteine zum vorherigen Meeting zu berichten gibt. Sind die Meetings dann auch noch schlecht oder gar nicht vorbereitet, dann werden diese im schlechtesten Fall zur reinen Zeitverschwendung für alle Beteiligten. Ähnlich verhält es sich, wenn die Teilnehmer mit zu vielen Informationen überfordert werden und diese gedanklich nicht sofort richtig einordnen können. Ein weiteres Risiko von schlecht geplanten und organisierten Meetings sind endlose Diskussionen, in denen es jedoch gefühlt keine Fortschritte zu verbuchen gibt. Dies sorgt für Stress und Ablehnung bei den Mitarbeitern.
Checkliste: Diese Faktoren können dabei helfen Meetings effektiver zu machen
1. Ziele definieren: Ein Meeting lohnt sich in den meisten Fällen immer nur dann, wenn hier klare Ziele besprochen und definiert werden. Hierbei sollten sich vom Veranstalter des Meetings immer folgende Fragen gestellt werden: Wer muss wirklich an dem Meeting teilnehmen? Was will ich mit dem Meeting erreichen? Wie kann ich das Meeting möglichst kompakt halten und trotzdem alle wichtigen Themen unterbringen? Dafür braucht es unbedingt eine strukturierte Agenda.
2. Richtig moderieren: Da an einem Meeting oder einer Präsentation in der Regel mehr als 2 oder 3 Personen teilnehmen und es hier nicht selten zu längeren Diskussionen kommt, darf eine professionelle Moderation nicht fehlen. So kann die Besprechung immer in die richtige Richtung gelenkt und ein Verzetteln in Details vermieden werden. Am Ende des Tages geht es hier darum, für alle Beteiligten Ziele und passende To-Dos zu entwickeln, die nach dem Meeting angegangen werden sollen.
3. Technische Ausstattung: Ein Meeting muss nicht immer mit unnützer Technik durchgeführt werden. Oft ist ein klassischer Schreibblock samt Kugelschreiber deutlich effektiver als ein Tablet. Sofern moderne Technik allerdings einen sinnvollen Beitrag leisten kann, sollte man auf keinen Fall darauf verzichten. Dies gilt insbesondere bei Remote-Meetings mit Kollegen in einer anderen Stadt oder mit Kunden in einem anderen Unternehmen. Beispiele sind hier interaktive Displays, professionelle Videokonferenz- und Präsentationssysteme, digitale Whiteboards sowie eine erstklassige Raumakustik.
4. Pausen nutzen: In vielen Fällen werden Pausen einfach weggelassen, um ein Meeting schneller abzuschließen. Dies wirkt sich jedoch häufig negativ aus, denn gerade kurze Pausen sind ideale Möglichkeiten, um den Stress für einige Minuten zu vergessen und sich ggf. eigene Gedanken zu machen. Häufig kommt man auch mit anderen Personen und Kollegen ins Gespräch, sodass hier oft ungewollt interessante und nützliche Ideen entstehen, die man dann nach der Pause mit ins Meeting nehmen kann.
Effektive Meetings: So werden Besprechungen im Büro produktiver und sinnvoller