Der Einsatz von Office-Hacks wird immer beliebter, um die Effizienz und Produktivität im Büroalltag deutlich zu steigern und um kostbare Zeit zu sparen. Zudem können sie für eine gesteigerte Motivation sorgen und innovative Arbeitsmethoden fördern. Aus diesem Grund haben wir eine kleine Checkliste in Form von zehn Office-Hacks für die Arbeit im Büro zusammengestellt.
10 einfache Office-Hacks für ein smarteres und effizienteres arbeiten im Büro
1. To-Do-Listen erstellen
Um die Aufgaben im Büro schneller, einfacher und effizienter zu erledigen, lohnt sich die Erstellung von so genannten To-Do-Listen, die idealerweise nach zeitlichen Prioritäten erstellt werden. Für die Erstellung kann man entweder klassisches Papier nutzen oder auf spezielle Tools in Form von Handy-Apps oder PC-Programmen zurückgreifen.
2. Zeitmanagement optimieren
Ein gutes Zeitmanagement ist elementar im Büro, wenn man alle seine Aufgaben fristgerecht und professionell erledigen möchte. Aus diesem Grunde gehört die Optimierung des Zeitmanagements zu den wichtigsten Office-Hacks, welches durch entsprechende Techniken wie etwa die bekannte Pomodoro-Technik unterstützt werden kann.
3. E-Mail-Filter nutzen
Jeder kennt das tägliche Problem mit übervollen E-Mail-Postfächern, in denen alle möglichen Posteingänge in der Regel nach zeitlichem Eingang sortiert werden. Diese beinhalten nicht selten sowohl wichtige als auch unwichtige E-Mails oder sogar ungewollte Spam-Emails. Mit entsprechenden Filterfunktionen sollten E-Mails dabei jedoch nicht nach zeitlichem Eingang, sondern nach Prioritäten sortiert werden, sodass wichtige und zeitkritische E-Mails zuerst bearbeitet werden können.
4. Cloud-Speicher verwenden
Um wichtige Dokumente immer und überall griffbereit zu haben, kann sich zudem die Nutzung von Cloud-Speichern als nützlicher Office-Hack erweisen. Ein weiterer Vorteil dabei ist, dass man die hinterlegten Dokumente mit entsprechenden Berechtigungen für Kollegen oder Kunden freigeben kann, sodass sich zeitaufwendiges verschicken von E-Mails erübrigt.
5. Tastenkombinationen als nützliche Helfer
Wer regelmäßig klassische Office-Anwendungen wie etwa Textverarbeitungen, Tabellenkalkulationen, ERP-Software oder Bildbearbeitungsprogramme nutzt, wird festgestellt haben, dass die Bedienung nicht nur mit der Maus möglich ist. Durch entsprechende Tastenkombinationen kommt man oft deutlich schneller ans Ziel, ohne sich lange durch Menüs zu klicken. Wer die wichtigsten und häufigsten Tastenkombinationen im Kopf hat, kann oft viel Zeit bei der Büroarbeit sparen.
6. Meetings verkürzen / vermeiden
Zu den häufigsten „Zeitfressern“ im Büroalltag gehören spontane und auch geplante Meetings, die nicht selten zahlreiche Mitarbeiter zeitlich binden, sondern oft auch ohne Ergebnisse verlaufen. Um die Verschwendung von wichtigen Ressourcen zu vermeiden, sollten nur wirklich nötige Meetings stattfinden und deren zeitlicher Umfang auf ein Minimum reduziert werden. Zudem sollten nur die Mitarbeiter an Meetings teilnehmen, die auch wirklich benötigt werden.
7. Mach mal Pause!
Zu einem klassischen Büroalltag gehört nicht nur die Arbeit, sondern auch die regelmäßige Pause. Diese sind nicht nur gut für den Körper und Geist, sondern auch für die Produktivität. Denn mit kurzen Pausen bei einem Kaffee oder Tee bekommt man den Kopf frei, kann neue Ideen sammeln und sich dann direkt wieder mit voller Kraft der Arbeit widmen.
8. Haftnotizen nutzen
Die Verwendung von Haftnotizen oder Karteikarten, welche am Monitor, an der Tastatur oder an einem Whiteboard befestigt werden, können nützliche Helfer sein, um wichtige Informationen immer im Sichtbereich zu haben oder um ohne Umwege neue Ideen und Gedanken spontan festzuhalten.
9. Zwei Monitore verwenden
Um den Überblick während der Arbeit zu behalten und schneller im digitalen Zeitalter reagieren zu können, empfiehlt sich in vielen Bürobereichen inzwischen ein Setup von zwei Monitoren je Arbeitsplatz. Dies kann nicht nur die Übersicht, sondern auch die Produktivität deutlich steigern, insbesondere in Bereichen, in denen viele Dokumente oder Programme gleichzeitig geöffnet sind und verwendet werden müssen.
10. Motivation ist Trumpf
Zu den wichtigsten Office-Hacks gehört die Motivation – entweder durch Eigenmotivation oder durch Kollegen und Vorgesetzte. Motivation lockert nicht nur die Stimmung auf, sondern ist auch ein wichtiger Faktor für mehr Leistungsbereitschaft. Eine Kultur der gegenseitigen Motivation unter Kollegen und durch Vorgesetzte ist wahres Gold in jedem Büroalltag.
10 clevere Office-Hacks: Smarter und effizienter arbeiten im Büro