Büro aufräumen: Mehr Überblick und Ordnung im Büro!
„Ordnung ist das halbe Leben!“ – dieser alte Grundsatz gilt nicht nur in Bezug auf das Privatleben, sondern behält insbesondere im Büroalltag seine Gültigkeit. So verbessert ein aufgeräumter Arbeitsplatz sowohl den allgemeinen Arbeitsablauf, als auch das eigene Wohlbefinden. Doch was lässt sich eigentlich genau tun, wenn auf dem Schreibtisch wieder einmal das pure Chaos die Überhand gewinnt?
Warum ist Ordnung im Büro so wichtig?
Wenn am eigenen Arbeitsplatz Papiere, Arbeitsgeräte und persönliche Gegenstände zu einer undurchsichtigen Masse verschmelzen, beeinträchtigt das gleich auf mehrere Arten die allgemeine Effizienz. So wirkt ein chaotischer Schreibtisch nicht nur demotivierend, sondern behindert ebenfalls den grundlegenden Arbeitsablauf. In vielen Fällen zwingt das Chaos den Betroffenen zu einer Unterbrechung der Arbeit, da in der Unordnung schnell wichtige Gegenstände verschwinden, die dann wiederum erst gesucht werden müssen. Die Praxis zeigt, dass die hektische Suche nach dringend benötigten Dingen in aller Regel nur noch mehr Unordnung mit sich bringt. Unannehmlichkeiten dieser Art führen einerseits zu einem signifikanten Zeitverlust, während sie auf der anderen Seite ebenfalls den Stresslevel in die Höhe treiben. Eine solide Grundordnung ist und bleibt hier die beste Waffe im Kampf gegen chaotische Bedingungen am Arbeitsplatz.
Ordnung am Schreibtisch: So klappt es mit der Übersicht!
Ähnlich wie bei einem Computer, hilft auch in Bezug auf den Schreibtisch ein Neustart häufig wahre Wunder. Konkret ist hiermit gemeint, dass im ersten Schritt der Tisch einmal komplett abgeräumt und geputzt werden sollte. Im Anschluss sollten nur Gegenstände auf dem Schreibtisch platziert werden, die auch wirklich für die Arbeit benötigt werden. So sammeln sich neben dem essentiellen Bürobedarf mit der Zeit häufig viele Dinge an, welche auf dem Schreibtisch eigentlich nichts zu suchen haben. Bei der Bestückung der Oberfläche gilt es, alle Objekte möglichst platzsparend und dennoch griffbereit zu platzieren. Vor allem Ordnungssysteme wie ein Schreibtischboy oder Schreibtischköcher für Stifte erweisen sich hier als wertvolle Hilfsmittel. Günstige Ablagesysteme wie Briefkörbe, Stehsammler oder ein Briefablageset sind hingegen für das Papiermanagement eine hervorragende Lösung. Druckerzubehör wie Druckerpatronen und Toner gehören grundsätzlich nicht auf den Schreibtisch und sollten besser unsichtbar in Schubladenboxen oder dem Büroschrank verstaut werden.
Terminkalender, Computer und Mailbox: Auch hier ist Ordnung wichtig
Neben dem Schreibtisch sollte auch der Terminkalender klar strukturiert sein, damit dieser effizient genutzt werden kann. Um hier die Übersicht zu behalten, eignen sich vor allem Haftnotizen und farbige Textmarker hervorragend. Mit der Hilfe von farblichen Markierungen reicht in den meisten Fällen bereits ein einfacher Griff aus, um den gesuchten Eintrag auf Anhieb zu finden. Analog zum Schreibtisch gilt auch für den digitalen Desktop der Grundsatz, dass weniger definitiv mehr ist. So sollten Verknüpfungen & Co. nicht wahllos auf dem Desktop platziert werden, sondern in sinnvolle Ordnerstrukturen unterteilt werden. Weiterhin ist es wichtig, dass nicht benötigte Dateien in regelmäßigen Abständen gelöscht werden. Auch in Bezug auf das E-Mail-Postfach erweist sich eine geordnete Struktur als vielversprechende Lösung. So sollten eintreffende E-Mails anhand von festgelegten Kriterien wie beispielsweise dem Absender in entsprechende Ordner verschoben werden. Vor allem eine automatische Zuordnung kann hier die Arbeit erleichtern. E-Mails, die nicht mehr benötigt werden oder eher Spam sind, sollten schnellstmöglich gelöscht oder archiviert werden. Auf diese Weise wird nicht nur die Übersicht verbessert, sondern ebenfalls wertvoller Speicherplatz gespart.
Was bleibt abschließend zum Thema zu sagen?
Wer sich am eigenen Arbeitsplatz vom Chaos verfolgt sieht, sollte so schnell wie möglich mit der Hilfe eines strukturierten Systems Abhilfe schaffen. Wichtig ist, dass ergriffene Maßnahmen konsequent eingehalten werden, da sonst die allgemeine Unordnung schnell wieder Einzug erhalten kann.
Mit ordentlichen Grüßen
Ihr HD-Toner Team 😉
https://www.hd-toner.de