Bei Sicherheits- und Wachdiensten denkt man zunächst weniger an den klassischen Büroalltag, doch auch hier geht nichts ohne eine entsprechende Dokumentation und professionelle Buchhaltung. Kein Wunder also, dass auch in diesem Bereich hochwertiges Büroequipment vom PC, Notebook, Faxgerät bis hin zum Drucker benötigt wird.
Warum sind Drucker für viele Sicherheitsdienste so wichtig?
Auch in der Branche der Sicherheits- und Wachdienste werden immer mehr Prozesse in digitaler Form bearbeitet, wie beispielsweise die Auftragsannahme sowie die Planung des Sicherheitspersonals für bestimmte Aufgaben wie etwa den Objektschutz, den Veranstaltungs- und Konferenzschutz, die Ladenüberwachung sowie den individuellen Personenschutz. Aber auch in diesem Bereich geht es immer noch nicht ohne Dokumente in Papierform und dies wird sich auch in der Zukunft sehr wahrscheinlich nicht ändern, denn die Dokumente haben zahlreiche verschiedene Aufgaben, auf denen wichtige Informationen festgehalten werden und die für die spätere sichere Archivierung nötig sind.
Welche Dokumente werden häufig von Sicherheitsdiensten ausgedruckt?
Zu den häufigsten Dokumenten, die von einem Sicherheitsdienst bzw. Wachdienst ausgefüllt werden, handelt es sich um die Auftragsbestätigungen und Rechnungen an Auftraggeber, in denen die genauen Dienstleistungen festgehalten werden, wie etwa der Leistungszeitraum, die Anzahl der benötigten Sicherheitskräfte, das verwendete Equipment sowie ggf. zusätzliche Vorgaben des Sicherheitsdienstes an den Auftraggeber, um die Sicherheit der Veranstaltung und seiner eigenen Mitarbeiter deutlich zu erhöhen. Dazu können beispielsweise spezielle Ratgeber für Sicherheits- und Raumkonzepte sowie Einlasskontrollen gehören, die im Vorfeld vom Auftraggeber geprüft und umgesetzt werden müssen und nicht vom Sicherheitsdienst selbst übernommen werden. Aber auch die internen Dienstpläne, Weiterbildungsprotokolle sowie Gehaltsabrechnungen gehören zu den wichtigsten Dokumenten, die regelmäßig auf Papier ausgedruckt und archiviert werden müssen.
Welche Druckertechnologien eigenen sich gut für Sicherheitsdienste?
Bei der Wahl des passenden Druckers haben Dienstleister im Sicherheitsgewerbe gleich mehrere Technologien zur Auswahl. Zu den am häufigsten genutzten Technologien gehören dabei Tintenstrahldrucker, Laserdrucker und in einigen seltenen Fällen auch die inzwischen eher seltenen Matrixdrucker bzw. Nadeldrucker. Welche Druckertechnologie nun am besten den Bedarf des jeweiligen Anbieters deckt, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab.
Wer sehr viel und primär Textdokumente in schwarz-weiß druckt, für den bietet sich in der Regel ein Laserdrucker an. Die Anschaffungskosten sind hier zwar zunächst höher als bei einem klassischen Tintenstrahldrucker, dafür überzeugen Laserdrucker mit einem glasklaren Druckbild und deutlich günstigeren Seitenkosten durch sehr langlebige Toner-Kartuschen, während Tintenstrahldrucker ihren Schwerpunkt auf Farbausdrucken haben und deshalb auf Druckerpatronen setzen, die allerdings eine geringere Seitenanzahl ermöglichen. Um die kosten in beiden Fällen zu senken, kann Druckerzubehör von Drittanbietern eine echte Alternative sein. Nadeldrucker kommen inzwischen fast nur noch dort zum Einsatz, wo Durchschläge und Ausdrucke auf Endlospapier benötigt werden. Dies kann durchaus auch bei Sicherheitsdiensten gefragt sein, allerdings dürfte dies in der Praxis inzwischen doch eher sehr selten der Fall sein.
Welche Funktionen können die Arbeit zusätzlich erleichtern?
Eine echte Unterstützung für die Arbeit von Sicherheits- und Wachdiensten bei der täglichen Büroarbeit können insbesondere sogenannte Multifunktionsdrucker sein, die nicht nur drucken, sondern zudem auch scannen, mailen und eventuell sogar faxen können. Auf diese Weise können sich die Unternehmen viel unnötigen Zeitaufwand sowie die Anschaffung von mehreren Geräten sparen, denn Multifunktionsgeräte vereinen diese in nur einem einzigen Gerät. Weitere hilfreiche Funktionen können beispielsweise eine Duplex-Funktion zum beidseitigen Bedrucken von Drucker- und Kopierpapier sowie eine WLAN-Schnittstelle sein, mit denen auch ohne direkten Kabelanschluss Dokumente per Notebook, Tablet oder Smartphone gesendet und ausgedruckt werden können.