Sicheres Drucken: Warum ist dies besonders in Firmen wichtig?
Nicht nur aus gesetzlichen Gründen, sondern auch aus persönlichem Interesse sollten sowohl private als auch geschäftliche Unterlagen stets vertraulich behandelt werden. Der sichere Umgang beläuft sich nicht allein auf die Aufbewahrung an einem gut gewählten Ort, sondern beginnt bereits beim Druck. Vor allem Unternehmen, die eine große Anzahl derartiger Dokumente bearbeiten, sind daher auf qualifizierte technische Hilfsmittel angewiesen. Dieser Artikel gibt eine Anleitung zum richtigen Ausdrucken und der gewissenhaften anschließenden Aufbewahrung von Dokumenten, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind.
Der Schutz von gedruckten Unterlagen ist genauso wichtig wie bei digitalen Daten
Ob auf dem Bildschirm oder auf dem Papier – bei unzureichenden Sicherheitsvorkehrungen besteht ständig das Risiko, dass unbefugte Personen an Informationen geraten und diese Verbreiten. Manchmal geschieht dies zufällig, manchmal hegen Menschen aber auch großes Interesse an vertrauliche Daten zu gelangen. Gerade in Unternehmen können wichtige Dokumente ein wahrer Goldschatz sein. Manche Informationen können richtig eingesetzt mehrere Millionen Euro erbringen. Geht es um Geldbeträge in diesen Höhen, schrecken manche Mitarbeiter selbst vor skrupelloser Erpressung nicht zurück. Entgegen der arglosen Annahme schließt die Realität ähnliche Szenarien wie in einem Fernsehkrimi nicht aus. Vertrauliche Dateien auf IT-Systemen sind oft durch Passwörter und Verschlüsselungen meistens etwas sicherer als ausgedruckte Formulare. Deshalb bedürfen diese durchaus besonderen Schutzmaßnahmen.
Unterlagen, die besonderen Datenschutz benötigen
Von der Rechnung über Geschäftsberichte bis hin zum persönlichen Testament fallen diese Dokumente unter den Datenschutz, den die BGSG gesetzlich vorschreibt. Unternehmen, die die Vorschriften missachten, droht ein Bußgeld in Höhe von mehreren Millionen Euro. Aber was sind eigentlich persönliche Daten? Darunter fallen laut BDSG jegliche Informationen, die genaue Rückschlüsse auf eine bestimmte Person zulassen. Angefangen beim Namen über den Wohnort oder das Geschlecht bis hin zu Bankverbindungen, Kundennummern oder Besitzmerkmalen wie der Fahrzeugschein. Selbiges gilt natürlich auch in Unternehmen für sensible und vertrauliche Informationen und Dokumente.
Methoden und technische Hilfsmittel zum sicheren Ausdrucken persönlicher Unterlagen
So hilfreich die moderne Technik in vielen Fällen auch sein mag, umso mehr wächst auch das Risiko, dass sich Menschen unbefugt Zugriff auf Dokumente verschaffen. Das beste Beispiel ist wohl der WLAN-Drucker, der den Arbeitsablauf in vielen Praxen und Bürogebäuden heutzutage beschleunigt. Selbst von einem anderen Raum oder einer anderen Etage aus ist es Mitarbeitern möglich, eine Druckanweisung zu geben. Bis das gedruckte Dokument dann aber abgeholt wird, vergehen oft einige Minuten oder Stunden, die sich andere Mitarbeiter mit kriminellen Absichten zu Nutze machen können. Druckerhersteller sind sich diesem Problem bewusst und haben deshalb intelligente Modelle auf den Markt gebracht, die höhere Sicherheit bieten. Pull Printer und Follow-Me Drucker arbeiten systemübergreifend und sind auch im Falle eines technischen Defekts zuverlässig. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, Dokumente im Drucker oder auf der Mailbox des Druckers zu speichern. Erst nach Eingabe eines persönlichen PINs am Drucker startet dieser den Druckvorgang. Noch sicherer sind Geräte, die nur auf eine persönliche Karte oder auf ein Signal des Smartphones reagieren. Diese müssen selbstverständlich immer im Besitz des Zuständigen bleiben.
Sichere Aufbewahrungsorte nach dem Druck
Während sich Dokumente mit einem PIN oder einem Passwort auf dem Computer für andere sperren lassen, sind ausgedruckte Exemplare für jedermann zugänglich. Aber auch hier gibt es Maßnahmen, die die Intimsphäre erhalten. Grundsätzlich ist alles sicher, was direkt am Mann geführt wird. Vertrauliche Dokumente dürfen niemals unbeaufsichtigt offen liegen gelassen werden. Nützlich ist zum Beispiel eine abschließbare Schublade, jedoch nur solange der Schlüssel ständig im eigenen Besitz ist. Auch ein Tresor ist eine Möglichkeit ausgedruckte Datensätze aufzubewahren. Da es erfahrenen Dieben kaum Schwierigkeiten bereitet, einen vierstelligen Code zu knacken, sollte die Zahlenkombination möglichst viele Ziffern enthalten.