Drucker für Steuerberater: Worauf kommt es in der Kanzlei an?

 

In vielen Berufen besitzen schriftliche Dokumente einen hohen Stellenwert. Das beste Beispiel ist wohl die Tätigkeit des Steuerberaters, der ohne die Speicherung wichtiger Datensätze und Dokumente kaum Kompetenz vorweisen könnte. Erfahrungsgemäß fällt es jedoch schwer den Überblick zu behalten, wenn sich am Arbeitsplatz meterhohe Papiertürme stapeln. Umso gelegener kommt es dann, dass die moderne Bürotechnik es erlaubt, Rechnungen und Steuerunterlagen in digitaler Form auf dem Computer abzulegen. Dank der geeigneten Druckerwahl für die Steuerkanzlei können diese bei Bedarf auch als Schriftstück an den Klienten ausgehändigt werden.

Drucken von Dokumenten: Eine wichtige Tätigkeit des Steuerberaters

Wichtige Dokumente werden aus Sicherheitsgründen heutzutage fast ausschließlich digital aufbewahrt. Während Papierausdrucke zerreißen, ausbleichen oder auch einfach mal in die falsche Aktenmappe geraten, sind die Dateien auf dem Computer nahezu unantastbar. Jedenfalls so lange, wie die Technik intakt bleibt. Selbstverständlich sind Stromausfälle oder Viren nie ausgeschlossen. Um das Risiko zu umgehen, aufgrund eines Defekts wertvolle oder vertrauliche Dokumente zu verlieren, empfiehlt sich oft ein Ausdruck als Sicherheitskopie. Ein Drucker für die Steuerkanzlei wird auch dann erforderlich, wenn Klienten eine Kopie des Originals ausgehändigt werden muss, denn vertrauliche Daten sollten nicht per E-Mail versendet werden, um den Zugriff Dritter zu verhindern. Ein Drucker für Steuerkanzleien kann zudem zu Werbezwecken, zum Beispiel zum Drucken von Flyern oder Broschüren genutzt werden.

Häufig verwendete Dokumente in diesem Berufsfeld

Ein Drucker für Steuerberater produziert auf lange Sicht viele unterschiedliche Dokumente. Vor allem Jahresabschlüsse, Monatsberichte, etc. sind im Rechnungswesen häufig erforderlich. Jegliches Dokument muss den Mandaten dabei in Form einer ausgedruckten Kopie ausgehändigt werden. Diese Regelung ist gesetzlich vorgeschrieben, weshalb ein Drucker für Steuerberater unabdingbar ist. Doch nicht jeder Drucker für Steuerkanzleien ist für den Arbeitsaufwand geeignet. Hohe Qualität und Robustheit sind aufgrund des häufigen Gebrauchs die wichtigsten Merkmale. Auf diese Weise können Fehldrucke und damit unnötiger Zeitaufwand vermieden werden. Zudem ermöglichen moderne Modelle die Übersicht über entstehende Kosten für Druckerpatronen, Toner, Druckerpapier und anderen Bürobedarf.

Worauf man beim Kauf eines Druckers für die Steuerkanzlei achten sollte

Drucker für Steuerkanzleien sollten langlebig und belastbar sein. Beim Kauf von Druckerzubehör braucht man neben Druckerpatronen für Tintenstahldrucker bzw. Toner-Kartuschen für Laserdrucker auch die richtigen Druckerkabel. Das Gerät sollte außerdem wartungsarm und umweltfreundlich sein. Eine lange Garantie des Herstellers ist zudem immer ein Zeichen für gute Qualität. Letztendlich gilt es noch darauf zu achten, dass der Drucker in den Büroräumen nicht allzu viel Platz wegnimmt und bestenfalls auf oder unter dem Schreibtisch platziert werden kann. Grundlegende Eigenschaften, um den Datenschutz zu gewährleisten, sowie nützliche Funktionen, die den Umgang mit dem Gerät vereinfachen, werden in den folgenden Absätzen erläutert.

Wichtige Funktionen und nützliche Extras

Eine automatische Ausrichtung ermöglichen eine schnelle Einstellung der Druckerpatronen, sodass der Arbeitsablauf nicht unterbrochen werden muss. Auch ein Selbsteinzug ist sinnvoll, wenn häufig verschiedene Dokumente und häufig erstellt werden müssen. Um Kosten zu sparen, und gleichzeitig die Umwelt zu schonen, haben sich Drucker mit Duplex-Funktion bewährt, die Papier automatisch von beiden Seiten bedrucken. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Sicherheit und der Datenschutz. Moderne Geräte besitzen eine Kartenerkennung, die ausschließlich befugten Personen den Zugriff ermöglicht. Da auch Karten verloren gehen oder entwendet werden können, ist eine Touch-Erkennung des Fingerabdrucks noch besser. Hilfreich, aber nicht unbedingt erforderlich ist eine WLAN-Funktion, um auch mitten in einer Beratung ein Dokument zu erstellen und auszudrucken. Dank dieser Eigenschaft können mit nur einem Knopfdruck Informationen raumübergreifend versendet werden. Das spart Zeit, Unterbrechungen und unnötige Laufwege.

 

 

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