Wer ein Hotel oder eine Pension erfolgreich führen möchte, muss sich dabei auf sein umfangreiches Büro-Equipment verlassen können. Zu den Geräten, die unbedingt vorhanden sein sollten, gehören auch Drucker, die unterschiedliche und wichtige Aufgaben erfüllen. Bei der Wahl sollte man sich ruhig genauer informieren, so dass man den besten Drucker für die eigenen Zwecke und Bedürfnisse erwerben kann.
Warum sind Drucker trotz Digitalisierung und Online-Buchungen weiterhin ein wichtiger Bestandteil in Hotels und Pensionen?
Viele Dokumente werden heute in digitaler Form versendet, doch nach wie vor müssen in Hotels und Pensionen täglich viele Schriftstücke in Papierform ausgedruckt werden. Besonders die Buchungen können heute oftmals ohne Papier-Ausdrucke durchgeführt werden, doch für viele andere Zwecke ist es weiterhin nötig, Ausdrucke erstellen zu können. Gerade für einen guten Kundenservice ist es wichtig, dass die Gäste mit unterschiedlicher Information versorgen zu können. Ein professioneller Drucker kann dabei ausgezeichnete Dienste leisten und gilt auch heute in Hotels – ebenso wie Computer, Faxgeräte und Kopiergeräte sowie Drucker- und Kopierpapier – zum wichtigen Teil der Büroausstattung.
In welchen Bereichen des Hotels werden diese benötigt und welche Dokumente werden damit gedruckt?
Drucker kommen in verschiedenen Bereichen des Hotels zum Einsatz. An der Rezeption werden beispielsweise Rechnungen für die Kunden ausgedruckt. Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit, bestimmte Informationen für die Gäste auszudrucken. Von einem Willkommensbrief auf elegantem Kartenpapier, bis zu bestimmten Angeboten im Hotel oder in der Umgebung, können viele hilfreiche Dokumente für die Gäste erstellt werden, mit denen man diesen den Aufenthalt angenehmer gestalten kann. Im Back-Office und in der Verwaltung gibt es ebenfalls zahlreiche Aufgaben für den Drucker. Formulare und Lohnabrechnungen für die Angestellten können ebenso ausgedruckt werden, wie Briefe oder Gutscheine, die auf postalischem Weg versendet werden sollen.
Welche Druckertechnologien kommen dabei oft zum Einsatz und was sind die Unterschiede?
Es stehen verschiedene Druckertechnologien zur Wahl, die ganz unterschiedliche Aufgaben erledigen können. Ein Tintenstrahldrucker, der mit Druckerpatronen funktioniert, ist ausgezeichnet zum Drucken von Bildern und farbigen Broschüren geeignet, da Bilder besonders klar gedruckt werden können. Ein Laserdrucker hingegen, dessen Farbzufuhr über Tonerkartuschen erfolgt, ist besonders gut, wenn viele Text-Dokumente, schnell und zuverlässig gedruckt werden müssen. Die Geräte können eine hohe Seitenzahl pro Minute drucken und sind in der Regel sehr wartungsarm. Teilweise kommen in Hotels auch Nadeldrucker zum Einsatz, die ähnlich einer Schreibmaschine, Farbbänder benötigen. Diese Drucker eignen sich besonders gut, wenn Formulare mit Durchschlag gedruckt werden sollen.
Worauf sollten Hotels und Pensionen bei der Anschaffung achten?
Wirtschaftlichkeit ist heute im Hotelgewerbe von großer Wichtigkeit und daher sollte man auch beim Kauf eines Druckers besonnen vorgehen. Zunächst gilt es die Gerätepreise miteinander zu vergleichen. Oft kann man auf diese Weise ein besonders günstiges Schnäppchen machen. Es lohnt sich ebenfalls darauf zu achten, ob im Anschaffungspreis bereits passendes Druckerzubehör enthalten ist. Gleichfalls macht es Sinn, solche Geräte vorzuziehen, für die das Zubehör wie Kartuschen, Patronen oder Farbbänder zu möglichst günstigen Preisen erhältlich sind, um die Folgekosten möglichst gering zu halten. Stromverbrauch und Wartungsanfälligkeit sind weitere Aspekte, auf die man beim Kauf unbedingt achten sollte.
Ebenso muss natürlich auch auf die Funktionen geachtet werden, die ein Gerät bietet, um sicherzustellen, dass es den Anforderungen im eigenen Betrieb entspricht. Heute werden beispielsweise von vielen Marken Multifunktionsdrucker angeboten, die gleichzeitig als Kopierer oder Scanner eingesetzt werden können und sich besonders in der kleineren Hotels und Pension als ideale Lösung erweisen können.
Fazit
Bei der Einrichtung eines Hotels ist es auch heute nach wie vor wichtig, auf hochwertige und funktionelle Geräte Wert zu legen. Wählt man die richtigen Geräte für Verwaltung und Rezeption, so kann man sich die Arbeit erheblich erleichtern.
Drucker für Hotels: Warum sind diese in der Branche wichtig?