Individuelles und professionelles Briefpapier im privaten und geschäftlichen Bereich wird immer beliebter. In diesem Beitrag erfahren unsere Leser, worauf man bei der Gestaltung und dem Druck achten sollte.
Warum ist das richtige Briefpapier wichtig für die Korrespondenz?
Grundsätzlich gibt es viele verschiedene Gründe, warum das Briefpapier und dessen Design wichtig für die private und berufliche Korrespondenz ist. In den meisten Fällen kommt es dabei auf einen professionellen und seriösen Eindruck an, der durch ein hochwertiges Briefpapier vermittelt werden kann. Dabei geht es nicht nur allein um das Design, sondern auch um die individuelle Haptik und die Papierqualität. Durch eine entsprechende Papierdicke und ggf. eine spezielle Beschichtung kann Briefpapier – oft unbewusst – einen positiven Eindruck beim jeweiligen Empfänger hinterlassen.
So wirkt dickeres und leicht strukturiertes Briefpapier oft deutlich hochwertiger, während dünnes und sehr glattes Papier eher billig und minderwertig wirkt. In vielen Fällen ergibt sich die Qualitätsanmutung auch durch den entsprechenden Aufdruck und dessen Lesbarkeit, wobei auch hier oft das verwendete Papier einen maßgeblichen Einfluss auf das Druckergebnis hat. Deshalb sollte bei der Wahl des Briefpapiers unbedingt darauf geachtet werden, dass das Papier für die jeweilige Druckertechnologie wie Tintenstrahl- und Laserdrucker optimiert ist.
Für welche Zwecke gibt es unterschiedliche Briefpapiere?
In den meisten Fällen wird individuelles Briefpapier für private und geschäftliche Korrespondenzen benötigt. Während im privaten Umfeld auch eher moderne und flippige Designs problemlos möglich sind, sollte im geschäftlichen Umfeld stets auf ein professionelles und seriöses Design geachtet werden. Briefpapier im privaten Umfeld wird beispielsweise für persönliche Briefe, Einladungen oder auch Glückwunschkarten versendet. Im geschäftlichen Bereich wird das Briefpapier in den meisten Fällen für Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Verträge sowie andere offizielle Kommunikationen genutzt.
Neben den oben genannten Einsatzgebieten gibt es aber noch deutlich mehr Zwecke. Dazu gehören beispielsweise behördliche Schreiben, wobei diese in einigen Fällen neben dem klassischen Briefkopf auch noch über ein Wasserzeichen oder sogar eine Prägung verfügen, um den offiziellen Charakter des Briefes zu unterstreichen. Als gängige Beispiele seien hier etwa Anträge, Genehmigungen, Steuerbescheide und beglaubigte Urkunden und Unterlagen genannt.
Worauf sollte man bei der Gestaltung von Briefpapieren achten?
Bei der Gestaltung von Briefpapier gilt es gleich mehrere Aspekte zu berücksichtigen. In erste Linie kommt es in den meisten Fällen auf ein professionelles Layout an. Hierbei sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass das Design möglichst schlank und übersichtlich gehalten ist und die Wahl der Farben und Schriften zum jeweiligen Absender und Anlass passen. Wichtig ist dabei auch eine übersichtliche Anordnung der wichtigsten Informationen wie etwa dem Personen- oder Firmennamen, die vollständige Anschrift, alle relevanten Kontaktmöglichkeiten wie etwa Telefon, Fax und E-Mail sowie eventuell gesetzliche Angaben (z.B. nach DIN 5008) im geschäftlichen Umfeld. Je nach Einsatzgebiet können auch optische Designelemente wie Logos und Grafiken genutzt werden, um das Layout abzurunden.
Hat man keine Möglichkeit selbst ein passendes Design zu gestalten, gibt es im Internet und in vielen Office-Suiten bereits vorgefertigte und kostenlose Layouts, welche dann nur noch in kleinen Bereichen an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden müssen und dann direkt einsatzbereit sind.
Welches Equipment wird für die Herstellung von Briefpapier benötigt?
Neben dem passenden Papier wird noch weiteres Equipment benötigt. Zu den wichtigsten Utensilien gehören dabei ein hochwertiger Drucker sowie passendes Druckerzubehör, wobei es sich bei Tintenstrahldruckern um Druckerpatronen und bei Laserdruckern um Tonerkartuschen handelt. Bei der Wahl des Druckers sollte nicht in erster Linie auf den Kaufpreis, sondern viel mehr auf die Druckqualität, die Druckgeschwindigkeit sowie die Kosten für das Druckerzubehör und den Energieverbrauch geachtet werden. Im Idealfall handelt es sich um Druckermodelle, die nicht nur mit dem Original-Druckerzubehör der Druckerhersteller funktionieren, sondern für die auch professionelles Druckerzubehör von Drittanbietern verfügbar ist.