Drucker für Personaldienstleister: Worauf kommt es bei der Druckerwahl an?

Personaldienstleister gehören zu den Branchen, die am meisten mit Dokumenten und Unterlagen in Kontakt sind. Daher verwundert es kaum, dass diese sehr häufig viele Ordner und Schränke voller Unterlagen haben, die sie von Unternehmen und Bewerbern erhalten oder selbst für ihre Klienten oder die Archivierung ausgedruckt haben. Ein guter Drucker ist hier also ein Werkzeug, das täglich benötigt wird und deshalb besonders hochwertig sein sollte.

Warum sind Drucker für viele Personalberater so wichtig?

Besonders im Dienstleistungsbereich kommt es immer wieder auf ein professionelles Büroequipment an, da diese Branche viel mit Dokumenten in Papierform zu tun hat, wobei dies sowohl eingehende als auch ausgehende Dokumente betrifft. Beispiele hierfür sind u.a. Dienstleister in den Bereichen Finanzen, Versicherungen, Steuern und auch Personalberatung. Besonders Personaldienstleister benötigen jeden Tag hochwertiges Equipment im Büro, um ihre Leistungen professionell durchführen und anbieten zu können. Dazu gehören neben dem klassischen Bürobedarf wie etwa Ablagesystemen und Aktenordnern auch moderne IT-Ausstattungen wie etwa Desktop-PCs, Notebooks, Smartphones und Drucker. Während die Computer für die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten benötigt werden, kommt dem Drucker zugleich auch eine repräsentative Rolle zu, da die ausgedruckten Dokumente sowohl an Klienten in Form von Unternehmen als auch Bewerber geschickt werden und entsprechend hochwertig und seriös wirken müssen.

Welche Dokumente werden primär von Personaldienstleistern bearbeitet und gedruckt?

Tatsächlich gibt es zahlreiche unterschiedliche Dokumente und Unterlagen in Papierform, die von Dienstleistern im Personalbereich immer wieder ausgedruckt, eingescannt oder auch digitalisiert werden müssen. Zu den häufigsten Unterlagen gehören dabei die Korrespondenzen mit Firmen, welche Mitarbeiter für ihr Unternehmen suchen sowie mit Bewerbern, die sich beim betreffenden Personaldienstleister um einen Job bewerben oder sogar aktiv von einem Personalberater oder Headhunter kontaktiert wurden. Neben der Korrespondenz werden dabei auch die Bewerbungsunterlagen des Jobsuchenden sowie die Rechnungen für den Akquiseaufwand an das betreffende Unternehmen ausgedruckt. Zwar werden diese Dokumente inzwischen auch immer häufiger in digitaler Form erstellt und an die jeweiligen Klienten versendet, dennoch müssen diese zumindest beim Personaldienstleister weiterhin in Papierform ausgedruckt und im Archiv aufbewahrt werden. Gerade deshalb ist ein hochwertiger Drucker in diesem Bereich unerlässlich.

Welche Druckertechnologie bietet sich für Personalberatungen an?

Bei der Wahl des Druckers haben Personalberatungen verschiedene Möglichkeiten, wobei letztlich nur zwei bis drei wirklich relevante Drucktechnologien im Fokus stehen. Zu den beiden wichtigsten Technologien gehören hier einerseits die Laserdrucker sowie die Tintenstrahldrucker. Eine Nischenrolle spielen inzwischen eher die Nadeldrucker, die nur noch in recht wenigen Bereichen und Branchen zum Einsatz kommen – und zwar primär dort, wo Ausdrucke mit Durchschlägen oder auf Endlospapier benötigt werden. Da dies in Personalberatungen nur sehr selten der Fall ist, sollten sich Personaldienstleister auf die Wahl zwischen Laserdrucker und Tintenstrahldrucker konzentrieren. Welcher Druckertyp der Richtige ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Wer häufig und viel druckt, muss oft auch auf die Druckkosten achten. Werden zudem primär Textdokumente im s/w-Druck erstellt, dann ist in den meisten Fällen ein Laserdrucker mit Toner-Kartuschen, die für mehrere tausend Seiten ausreichen, der ideale Bürodrucker. Wird hingegen eher selten, dafür dann aber viel in Farbe gedruckt, dann empfiehlt sich nicht selten ein klassischer Tintenstrahldrucker mit passenden Druckerpatronen. Um die Kosten in beiden Fällen deutlich zu senken, kann sich zudem der Einsatz von alternativem Druckerzubehör von Drittanbietern lohnen.

Welche Funktionen können die Arbeit zusätzlich erleichtern?

Bei der Druckerwahl sollte sich die grundsätzliche Frage gestellt werden, ob ein klassischer Drucker genügt oder ob ein Multifunktionsdrucker eventuell die bessere Wahl ist – auch wenn dessen Anschaffung etwas teurer ist. Der Vorteil liegt ganz deutlich darin, dass diese Multifunktionsgeräte nicht nur drucken, sondern in der Regel auch scannen, faxen und mailen können. Besonders die Fax- und Mail-Funktion kann sehr nützlich sein, sodass man erstellte oder eingescannte Dokumente nicht nur ausdrucken, sondern auch direkt und ohne Umwege an die Klienten faxen bzw. mailen kann. Das spart nicht nur Zeit, sondern zugleich auch Geld. Weitere nützliche Funktionen eines Druckers sind u.a. eine Duplex-Druckfunktion, mit der Ausdrucke beidseitig durchgeführt werden können. Zudem kann es von Vorteil sein, wenn der Drucker sowohl DIN A4 Druckerpapier als auch DIN A5 und DIN A3 Druckerpapier bearbeiten kann.