OCR Texterkennung: So spart man sich viel Zeit!

OCR Texterkennung: So spart man sich viel Zeit!

Im modernen Zeitalter kommt der Digitalisierung von physischen Schriftstücken eine immer größere Bedeutung zu. Egal ob zur Erhöhung des Nutzerkomforts oder zur Archivierung wertvoller Dokumente: Es gibt zahlreiche Gründe die für eine Digitalisierung sprechen. Jedoch ist die Durchführung in der Praxis nicht immer einfach und in der Regel mit viel Arbeit verbunden. In diesem Zusammenhang kann vor allem die sogenannte OCR Texterkennung äußerst nützlich sein. Doch was ist das eigentlich genau?

Was genau ist eine OCR Zeichenerkennung?

Die Abkürzung OCR steht für “Optical Character Recognition” und bezeichnet im Wesentlichen eine Software, die dazu in der Lage ist Texte in Dokumenten automatisch zu erkennen. Wer physische Dokumente wie Verträge, Anleitungen, Skripte oder Bücher mit einem normalen Scanner ohne OCR digitalisiert, wird schnell vor dem Problem stehen, dass die enthaltenen Texte lediglich als Bild dargestellt werden. Auf diese Weise ist es nicht möglich die Schriftstücke zu bearbeiten bzw. sie nach bestimmten Schlagwörtern zu durchsuchen. Die Alternative wäre hier ein manuelles Abtippen per Hand, was aber aufgrund des hohen Arbeitsaufwandes absolut unwirtschaftlich ist. Die OCR Zeichenerkennung verwandelt eingescannte Dokumente hingegen in bearbeitbare Dokumente, was den Digitalisierungsprozess um ein Vielfaches erleichtert.

Wie funktioniert die Technik hinter OCR?

Die Zeichenerkennung mit OCR funktioniert in der praktischen Anwendung relativ einfach und ist normalerweise in fünf Schritten erledigt. Im ersten Schritt muss das Dokument mit einem Scanner und passender Software in den Computer eingespeist werden. Wer keinen separaten Scanner besitzt, kann auch auf einen Multifunktionsdrucker mit Scanner-Funktion ausweichen. Im zweiten Schritt muss das Dokument mit der Hilfe eines speziellen OCR Programms zerlegt werden. Hierfür können Nutzer wahlweise auf kostenfreie oder kostenpflichtige Software zurückgreifen. Während der sogenannten Layout-Analyse identifiziert das Programm vorhandene Textpassagen und andere Elemente wie Bilder bzw. Grafiken. Im Anschluss wird der erkannte Text der Reihe nach in Absätze, Sätze, Wörter und Zeichen unterteilt.

Im dritten Schritt folgt mit der Zeichenerkennung der wichtigste Prozess. Hier analysiert das Programm die zuvor erfassten Zeichen und ordnet sie entsprechend zu. Bei diesem Arbeitsschritt wird beispielsweise überprüft, ob es sich bei einem “S” wirklich um diesen Buchstaben handelt oder ob nicht eventuell eine “5” gemeint ist. Wie qualitativ diese Analyse ausfällt, hängt maßgeblich vom gewählten Programm ab. Im vorletzten Schritt wird der Text vom Programm wieder zusammengefügt. Hierbei werden die einzelnen Zeichen wieder zu ganzen Sätzen und später zu Absätzen verbunden. Die meisten Programme berücksichtigen hierbei ebenfalls grammatikalische Aspekte. Im letzten Schritt wird das Dokument abgespeichert, wobei in der Regel die Formate “RTF” oder “TXT” verwendet werden.

Was wird an Software bzw. Hardware benötigt?

Selbstverständlich wird für die OCR Zeichenerkennung grundsätzlich ein Computer wie beispielsweise PC oder Laptop benötigt. Weiterhin ist auch ein Scanner zwingend für die Durchführung erforderlich. Alternativ können Dokumente auch abfotografiert werden, allerdings gibt es hierbei häufig Qualitätseinbußen. Was die OCR Software betrifft, so dürfte für die meisten Anwender eine Freeware wie beispielsweise FreeOCR, Abbyy FineReader oder OmniPage Ultimate völlig ausreichend sein. Für professionelle Anwendungen empfiehlt sich hingegen die Anschaffung eines kostenpflichtigen Profi-Programms, da diese in der Regel einen größeren Funktionsumfang aufweisen. Wer die digitalisierten Dokumente zu einem späteren Zeitpunkt wieder auf Papier bringen möchte, sollte zudem über einen Drucker mit passendem Toner bzw. vollen Druckerpatronen verfügen.

Was gibt es abschließend zum Thema OCR Zeichenerkennung zu sagen?

Wie der Artikel zeigt, ist die OCR Zeichenerkennung eine hervorragende Lösung für die Digitalisierung von physischen Dokumenten. Vor allem die gigantische Arbeitsersparnis macht Softwares dieser Art dabei besonders attraktiv. Wer sich also nicht mit lästigem Abtippen aufhalten lassen will, sollte besser in ein geeignetes OCR Programm investieren.

Mit gut erkennbaren Grüßen
Ihr HD-Toner Team 😉
https://www.hd-toner.de