Ob im Büro in der Firma oder im Home-Office – Ordnung ist ein wichtiger Punkt, mit dem man sich die Arbeit erleichtern kann. Auf einem gut organisierten Schreibtisch behält man die Übersicht und hat wichtige Dokumente mit dem ersten Griff zur Hand. So spart man auch Zeit und kann effizienter arbeiten. Ein wohl geordneter Schreibtisch lässt außerdem auch einen positiven Rückschluss auf die Arbeit zu, die dort erledigt wird.
Warum ist Ordnung im Büro wichtig?
Im Büro muss heute effizient gearbeitet werden, um den geschäftlichen Anforderungen auf optimale Weise nachkommen zu können. Dazu ist es wichtig, dass Materialien, die zur Arbeit benötigt werden, stets griffbereit am gleichen Platz untergebracht werden. In vielen Fällen ist ein Tintenstrahldrucker oder Laserdrucker Teil der Büroausstattung und ermöglicht es, digital erstellte Dokumente schnell in physischer Form in der Hand zu halten. Wer die ausgedruckten Dokumente einfach auf dem Schreibtisch stapelt, wird einen großen Teil seiner Zeit mit hektischer Suche nach wichtigen Unterlagen verbringen. So ist eine effiziente Arbeit oft unmöglich und Ordnung ist daher die beste Methode, um schnell und exakt arbeiten zu können. Studien haben außerdem ergeben, dass Ordnung im Arbeitsumfeld dazu beiträgt, dass man glücklicher ist und weniger Stress empfindet. So kann die Ordnung im Büro auch für unsere Gesundheit zuträglich sein.
Welche Möglichkeiten gibt es, um die Ordnung aufrecht zu halten?
Damit das Büro stets ordentlich aufgeräumt ist, sollte man sich unterschiedlicher Hilfsmittel bedienen. Büroschränke sind ideal dazu geeignet, um Büromaterialien wie Druckerpatronen, Tonerkartuschen, Druckerpapier und ähnliche Dinge in organisierter Weise aufzubewahren. So können die Materialien bei Bedarf sofort zur Hand sein, bleiben hinter verschlossenen Türen jedoch unsichtbar und von Staub geschützt. Offene Aktenschränke hingegen eignen sich ausgezeichnet, um Ordner mit wichtigen Dokumenten unterzubringen. Sind diese Aktenschränke in unmittelbarer Nähe des Schreibtisches aufgestellt, so kann man sie auf einem Bürostuhl mit Rädern sogar erreichen, ohne aufstehen zu müssen. Dazu ist es natürlich wichtig, dass alle Dokumente in entsprechenden Ordnern abgelegt und auf einen Handgriff zugänglich sind.
Warum sind besonders Ablageordner wichtig und wofür werden diese häufig genutzt?
Ablageordner dienen dazu, um verschiedene Dokumente so abzuheften, dass sie problemlos gefunden werden können. Daher sollten die Dokumente zunächst kategorisiert und die Ordner entsprechend beschriftet werden. So können beispielsweise Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Quittungen und ähnliche Dokumente zusammen in einem Ordner aufbewahrt werden. Möchte man dann etwa eine Rechnung einsehen, so kann man diese in dem Ordner finden, der für Rechnungen angelegt wurde. Hat man sich einmal an das System mit den Ordnern gewöhnt und vorhandene Dokumente entsprechend abgelegt, so fällt es leicht, neue Dokumente sofort einzuordnen. Für mehr Übersicht können hier auch sogenannte Trennblätter und Registerblätter im Ordner bzw. farbige Rückenschilder am Ordner helfen. So bleibt der Schreibtisch stets frei und man arbeitet bequem.
Worauf kommt es bei der Wahl der Ordner an und warum ist Qualität wichtig?
Wenn man Ordner kauft, so ist es zunächst wichtig, zu bestimmen, welche Art von Ordnern im eigenen Büro benötigt werden. Meistens handelt es sich dabei um Standardordner, die in verschiedenen Ausführungen angeboten werden. Besonders preiswert sind Ordner aus Karton, doch sind sie weniger haltbar und werden auch schnell unansehnlich. Darum lohnt es, in hochwertige Ordner aus Kunststoff zu investieren, die auch durch eine starke Drahtbindung überzeugen. Sollen viele kleine Papiere aufbewahrt werden, eignen sich auch Fächerordner sehr gut.
Fazit
Ordnung im Büro hilft uns, den Überblick zu behalten und den Arbeitsstress zu vermindern. Ablageordner sind ein perfektes Hilfsmittel, mit denen man ein Chaos aus Papieren in eine geordnete Dokumentenablage verwandeln kann.
Ordner muss sein: Wofür braucht man diese und worauf kommt es bei der Auswahl an?