12 effektive Tipps zur Reduzierung der Druckkosten im Büro!

In Unternehmen bedeutet das Thema „Drucken“ oft einem hohen Kostenfaktor. Ineffiziente Drucker, das Nachkaufen von teurem Verbrauchsmaterial oder unnötige Ausdrucke sind nur einige Ursachen. Doch wie können die Kosten tatsächlich und nachhaltig gesenkt werden? Es beginnt mit der Analyse der Druckgewohnheiten. Was Sie noch tun können, erfahren Sie in unserem aktuellen Artikel!

Was verursacht eigentlich die Kosten?

Etwa 20 Prozent aller ausgedruckten Dokumente landen europaweit im Papierkorb und das, obwohl sie noch nicht einmal gelesen wurden. Die jährlichen Druckkosten eines Betriebes belaufen sich auf rund 3 Prozent des gesamten Jahresgewinns. In einigen Fällen liegen die Kosten sogar bei 5-6 Prozent. Das sind deutliche Unkosten die erst dann deutlich werden, wenn die Kostenfallen aufgedeckt werden. Die Gründe, welche die Kostenfalle verursachen, können vielseitig sein. Das Kernproblem liegt aber in einer fehlenden Kostentransparenz. Es ist vergleichbar mit einem Eisberg auf hoher See: Nur ein kleiner Teil ist sichtbar. Versteckte Potentiale und verborgene Kosten müssen daher aufgedeckt werden. Das erhöht nicht nur den Gewinn, sondern sorgt auch für mehr Umweltschutz durch umweltfreundliches drucken.

1. Der Drucker

Alles beginnt mit der Entscheidung für einen Drucker. Kunden werden durch niedrige Preise für die Geräte zum leichtfertigen Kauf verleitet. Wer einen günstigen Drucker kaufen möchte, der muss später oft umso mehr Kosten für die Druckerpatronen oder den Toner aufbringen. Wenn Unternehmen einen neuen Drucker kaufen, so sollten sie die Kosten für das Verbrauchsmaterial mit einbeziehen und sich über dessen Folgekosten informieren.

2. Der Gerätetyp

Ob es ein Tintenstrahl- oder Laserdrucker wird, hängt von den Druckgewohnheiten ab. Wird in einem Unternehmen viel gedruckt, lohnt sich ein Laserdrucker trotz der höheren Anschaffungskosten durchaus, denn die Kosten für Verbrauchsmaterialien sind hier wesentlich geringer, als beim Tintenstrahldrucker – bezogen auf die ausgedruckten Seitenzahlen. Wer jedoch häufig Grafiken ausdruckt, kommt um den Kauf eines Tintenstrahldruckers nicht umhin.

3. Das Verbrauchsmetrial

Neben den Originalprodukten der Hersteller gibt es inzwischen auch für fast jeden Druckertyp alternative Druckertinte und Toner von Drittanbietern. Letztere sind deutlich günstiger als die Produkte des Druckerherstellers. Im direkten Vergleich zu den Originalprodukten überzeugen auch diese mit einer erstklassigen Qualität. Dafür sorgt auch unsere interne Qualitätssicherung und zugleich können Unternehmen durch alternatives Druckerzubehör von HD-Toner ihre Druckkosten um bis zu 70 Prozent senken!

4. Webseiten-Ausdrucke vermeiden
Wenn eine Internetseite ausgedruckt werden muss, empfiehlt es sich, den Text vorher in ein Textbearbeitungsprogramm wie z.B. Microsoft Word zu kopieren. Das spart Papier, denn Bilder, Verweise, Kopf- und Fußzeilen müssen nicht unbedingt auf dem Dokument Platz einnehmen. Wenn nur eine kleine Textpassage benötigt wird, so muss nicht die komplette Seite ausgedruckt werden, oder?

5. Unnötige Fehldrucke

Es ist ein weit verbreitetes Phänomen, dass ein Dokument erst gedruckt und dann auf inhaltliche Fehler geprüft wird. Das verursacht eine hohe Zahl an Fehldrucken, die im Papierkorb landen. Diese Kostenfalle kann jedoch umgangen werden. Es lohnt sich daher der Blick in die Druckvorschau, bevor das Dokument tatsächlich ausgedruckt wird. Fehler werden dann vor dem Drucken deutlich und können rechtzeitig geändert werden.

6. Beidseitige und verkleinerte Ausdrucke

Mit dem Duplexdruck und der Verkleinerungsfunktion kann einiges an Druckerpapier und Druckerfarbe eingespart werden. Powerpoint-Folien mit wenig Textinhalt können so ausgedruckt werden, dass zwei oder vier Folien auf eine Seite passen. Voraussetzung ist natürlich, dass der Inhalt noch gut lesbar bleibt. Mit dem doppelseitigen Druck kann ebenfalls Papier eingespart werden, da hier beide Seiten verwendet werden. Dies setzt allerdings einen Duplex-fähigen Drucker voraus.

7. Schwarz/Weiß statt Farbe

Die meisten Farbdrucker müssen mit mehreren Farbpatronen ausgestattet werden. Diese sind jedoch teurer als schwarze Tintenpatronen. Doch farbige Ausdrucke sind in den meisten Unternehmen überflüssig, sofern nicht Grafiken, Bilder oder ähnliches ausgedruckt werden müssen. Hier lohnt es sich auf Farbausdrucke zu verzichten und stattdessen und in Schwarz/Weiß zu drucken.

8. Unnötige Bildausdrucke reduzieren

Das Drucken von Bildern und Fotos ist nicht selten eine Verschwendung von Tinte und Toner, besonders wenn das Format (versehentlich) überdimensioniert eingestellt ist. Hier bietet es sich an vor dem Ausdruck von Fotos auf das richtige Format zu achten, damit unnötige Mehrfach-Ausdrucke vermieden werden. Alternativ kann man ggf. auch komplett auf Ausdrucke verzichten, sofern die Bilder nicht unbedingt in Papierform vorliegen müssen.

9. Die letzten Reserven nutzen

Sollte das Warnprogramm des Druckers signalisieren, dass das Verbrauchsmaterial zur Neige geht, so sind oft noch ausreichend Reserven vorhanden. Durch mehrmaliges Schwenken der Kartusche bzw. der Tintenpatrone können noch die letzten Reste mobilisiert werden. Nicht selten sind trotz Warnlampe noch über 50 Ausdrucke drin. Dennoch sollte man hier bereits rechtzeitigen für Ersatz sorgen.

10. Die Schriftart überprüfen

Manche Schriftarten benötigen mehr Druckerfarbe als andere. Als besonders sparsam gilt die Schriftart „Century Gothic“. „Arial“ ist dagegen eine verbrauchsintensive Schrift. Beim Ausdruck von Dokumenten und Korrespondenzen kann die Wahl einer sparsamen Schriftart langfristig also für eine deutliche Reduzierung der Druckkosten sorgen.

11. Im Entwurfsmodus drucken

Jeder Drucker bietet die Möglichkeit im Spar- bzw. Entwurfsmodus zu drucken. Pro Buchstabe setzt der Drucker hier weniger Punkte, sodass viel Tinte eingespart wird. Bei weniger wichtigen Dokumenten kann daher auf diesen Modus zurückgegriffen werden um die Druckkosten zu reduzieren.

12. Die Lagerung

Wer gleich mehrere Patronen auf Vorrat kauft, der sollte die Druckerpatronen richtig lagern. Ideal ist eine Lagerung um die 20° Celsius in der ungeöffneten Originalverpackung. Dies verhindert ein Austrocknen der Patronen. Eingetrocknete Druckerpatronen müssen entweder weggeschmissen oder mühsam wieder fit gemacht werden, sofern nur der äußere Druckkopf betroffen ist.

Die volle Kontrolle

Um eine Kostenersparnis zu erreichen, muss vom Kauf bis zum Ausdruck jeder Vorgang betrachtet werden, denn es kann an vielen Stellen gespart werden. Mit diesen Tipps haben wir Ihnen zahlreiche Tipps an die Hand gegeben, mit denen die Kosten fortan deutlich senken können. In unserem Onlineshop finden Sie deshalb neben den Originalen auch günstiges Druckerzubehör für nahezu jedes Druckermodell – überzeugen Sie sich selbst!

Mit freundlichen Grüßen
Ihr HD-Toner Team 😉
www.hd-toner.de

 

12 effektive Tipps zur Reduzierung der Druckkosten im Büro!

6 Gedanken zu „12 effektive Tipps zur Reduzierung der Druckkosten im Büro!

  • 27. August 2015 um 16:06
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    Guten Tag, eine wirklich sehr interessante Liste ist das hier. Ich habe den Link zu diesem Artikel gerade mal an meine Mitarbeiter im Büro weitergeleitet und hoffe, dass sie sich diesen zu Herzen nehmen 😉 Kosten sparen und dabei gleichzeitig etwas für die Umwelt zutun ist doch eine feine Sache. Vielen Dank!

    Antworten
  • 29. September 2015 um 16:59
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    Hallo zusammen! Vielen Dank für diese tolle Checkliste. Die ist auf jeden Fall sehr nützlich. Ich habe sie mir gerade mal als Word-Datei gespeichert. Ich hoffe, das ist ok? 😉 Gerne mehr davon! Liebe Grüße, Cornelia Weinert

    Antworten
    • 1. Oktober 2015 um 7:45
      Permalink

      Hallo Cornelia,

      das abspeichern ist ok.

      Ihr freundliches HD-Toner Team

      Antworten
  • 11. Juli 2016 um 8:38
    Permalink

    Der Artikel ist super! Vielen Dank. Ich habe ebenfalls meinen Kollegen den Artikel empfohlen und hoffe das nun auch effizienter gedruckt wird! Ich habe noch eine weitere Checkliste gefunden um Druckkosten zu senken und da gefällt mir besonders Punkt 4: für verschiedene Aufgaben unterschiedliche Druckertypen einrichten ( https://multifunktionsdrucker-test.net/druckkosten-senken/ ). Vielleicht könnt Ihr das in Eurer Checkliste mit aufnehmen.

    Grüße Jens

    Antworten

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