Kongress- & Glückshotels in Hamburg, Berlin & Co.: Welche Drucker brauchen Hotels, Pensionen und Herbergen?

 

Hotels, Pensionen und sonstige Unterkünfte sind trotz des digitalen Wandels nach wie vor auf die Zusammenarbeit mit einem zuverlässigen Drucker angewiesen. Aber warum brauchen Hotels trotz E-Mail und Internet heute überhaupt noch effiziente Drucker und worauf sollte beim Druckerkauf für Unterkünfte geachtet werden?

Warum sind gute Drucker für Unterkünfte wie Hotels oder Pensionen heute so wichtig?

Auch wenn in vielen Unternehmen der Trend zum papierlosen Büro propagiert wird, so sind vor allem Hotels, Pensionen und sonstige Unterkünfte nicht dazu in der Lage, ihr Tagesgeschäft ohne den Einsatz von Druckern zu bewältigen. Nicht nur in Wellness-, Kongress- und Glückshotels in Hamburg, Berlin und München herrscht ein besonders hohes Druckaufkommen, sondern auch kleinere Pensionen, Privatunterkünfte oder Jugendherbergen in ländlichen Regionen sollten über möglichst sparsame und effiziente Drucker verfügen. Immer wieder erfordern es verschiedenste Situationen, dass der Drucker an der Rezeption, im Backoffice, im Servicebereich oder sogar in der Küche zum Einsatz kommen muss. So kommt es nicht selten vor, dass ein Hotelbetrieb bis zu 6 % des Jahresumsatzes für die Druckkosten einzubüßen hat. Wer den Gästen einen umfassenden Service bieten will und gleichzeitig die laufenden Kosten senken möchte, ist also auf ein sparsames Druckmanagement angewiesen.

Für welche Einsatzzwecke werden die Drucker dort am häufigsten benötigt?

In Hotels, Pensionen und sonstigen Unterkünften müssen tagtäglich verschiedenste Dokumente wie Rechnungen, Dienstpläne, Beläge oder Informationsblätter für die Gäste ausgedruckt werden und auch die umfassende Verwaltung des Hotels erfordert zuverlässige und möglichst sparsame Drucker. Doch es ist auch der Wunsch zahlreicher Gäste, sicher und komfortabel auf Reisen drucken zu können. Vor allem Geschäftsreisende sind immer wieder auf den Service der Unterkunft angewiesen, wenn es darum geht, zwischendurch schnell Dokumente ausdrucken zu können. In den meisten Hotelbetrieben ist dies durch den Drucker an der Rezeption möglich. Zum Beispiel bieten viele Kongress-, Wellness- und Glückshotels in Hamburg, München und Berlin in diesem Zusammenhang einen besonders guten und sicheren Service, sodass der Gast im Handumdrehen auf das ausgedruckte Dokument zugreifen kann.

Warum kann es hier gerade bei Hotels oft zu hohen Kosten kommen und warum kann der richtige Drucker helfen die Kosten deutlich zu senken?

Die wichtigsten Grundlagen für günstiges Drucken sind das passende Druckermodell sowie möglichst effizientes Druckerzubehör. Die Wahl der Ausstattung sollte dabei aber nicht nur vom Anschaffungspreis der Drucker abhängig gemacht werden, denn um die Druckkosten nachhaltig zu senken, sollten auch die zukünftigen Kosten für das Zubehör wie Toner-Kartuschen für Laserdrucker oder Druckerpatronen für Tintenstrahldrucker im Vorfeld berücksichtigt werden. Auch den allgemeinen Tinten- und Tonerverbrauch gilt es zu beachten sowie den Stromverbrauch laut Herstellerangabe. Diese Kostenfaktoren sind unter anderem auch von der Art des Druckens abhängig, denn auch wenn Laserdrucker teurer in der Anschaffung sind, arbeiten sie vor allem bei größeren Mengen deutlich kosteneffizienter. Tintenstrahldrucker punkten hingegen durch gute Druckergebnisse, sind jedoch meist erheblich langsamer. Es hängt also grundsätzlich von den Ansprüchen des Hotels ab, welche Druckermodelle eingesetzt werden sollten.

Worauf kommt es beim Druckerkauf für Hotels, Pensionen und Herbergen wirklich an?

Es ist wichtig, dass vor allem große Hotels und Unterkünfte auf die individuellen Bedürfnisse der Abteilungen eingehen, denn höchstwahrscheinlich hat das Team an der Rezeption vollkommen andere Ansprüche an den Drucker als die Küchenabteilung oder das Hotelmanagement. Ob besser in Laserdrucker oder in Tintenstrahldrucker investiert werden sollte, kann pauschal nicht beantwortet werden, denn bei den modernen Geräten sind die klassischen Vor- und Nachteile der beiden Technologien längst überholt. Neben den klassischen Bürodruckern lohnt sich oft auch der Kauf von spezialisierten Geräten. So kann für Herbergen oder Hotels unter Umständen ein Nadeldrucker sinnvoll sein, mit dem beispielsweise Durchschläge ausgedruckt werden können. Auch die Anschaffung eines Etikettendruckers kann zum Erstellen von Beschriftungen für Ordner, Hefter und Mappen Sinn machen.

Welche Funktionen sollten unbedingt enthalten sein und welche sind eher “nice to have”?

Welche Funktionen ein Drucker erfüllen sollte, hängt nicht zuletzt von der Größe des Hotels oder der Unterkunft zusammen sowie von dem jeweiligen Druckaufkommen. In jedem Fall sollten die Drucker netzwerkfähig sein, denn so können sie von mehreren Abteilungen über eine Netzwerkeinbindung effektiv genutzt werden. Vor allem, wenn verschiedene Abteilungen und vielleicht sogar Gäste auf einen Drucker zugreifen, steht das Thema Nutzeridentifikation und Datenschutz im Fokus. Zudem ist hier in der Regel ein Gerät mit mehreren und großen Papierfächern zu empfehlen, denn so lässt sich ein hohes Druckaufkommen bewältigen, ohne dass Papier ständig nachgefüllt werden muss. Aber auch ein Energiesparmodus sollte bestenfalls vorhanden sein, damit auch hier die Stromkosten so gering wie möglich gehalten werden können.

Das Fazit

Jedes Hotel stellt individuelle Ansprüche an die eigenen Drucker und deren Funktionen und doch sind die Geräte in guten Unterkünften unerlässlich. Da jeder Druck nicht nur Zeit, sondern auch Geld kostet, ist ein sparsame und effizientes Druckmanagement nötig.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr HD-Toner Team ?

https://www.hd-toner.de

 

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