Papier für das Büro: Welche Faktoren sind für die Auswahl wichtig?

Druckerpapier spielt in jedem Büro eine wichtige Rolle. Auch im Zeitalter der Digitalisierung werden tägliche viele Ausdrucke durchgeführt, für die das richtige Druckerpapier benötigt wird. Beim Einkauf ist es wichtig, auf die richtige Papierqualität zu achten, da diese wesentlich zur Druckqualität beiträgt und gleichzeitig auch ein Einsparpotential bietet. Nicht für jeden Druck ist nämlich Spitzenqualität erforderlich

Warum ist das richtige Papier im Büroalltag wichtig?

Druckerpapier wird für unterschiedliche Aufgaben gebraucht und entsprechend sollte es auch die nötigen Eigenschaften aufweisen, um diese Aufgabe perfekt zu erfüllen. Daher ist es auch wichtig, die Eigenschaften von Druckerpapier einmal kennenzulernen, um beim Kauf die richtige Wahl treffen zu können.

Faktoren für die Wahl des richtigen Papiers

Wenn es darum geht, das richtige Druckerpapier auszuwählen, sollte man sich zunächst verschiedene Fragen stellen, um bestimmen zu können, welche Papiersorte am besten geeignet ist.

1. Für welche Zwecke soll das Druckerpapier eingesetzt werden?

Das Einsatzgebiet bestimmt die Wahl des Papiers wesentlich. Unterschiedliche Drucker bevorzugen beispielsweise verschiedene Papiersorten und für das Drucken von Fotos benötigt man ebenfalls ein Spezialpapier. Für offizielle Dokumente und wichtige Briefe wird man eine hochwertige Papiersorte vorziehen, während für Dokumente, die innerhalb des Büros verwendet werden, auch eine einfachere und günstige Papierqualität oft ausreichend ist. Darüber hinaus macht es auch einen Unterschied, ob das Druckerpapier einseitig oder beidseitig bedruckt werden soll.

2. Welche Papierformate werden benötigt?

Es sind unterschiedliche Papierformate erhältlich, die sich dem Verwendungszweck ideal anpassen können. So kann man kleine Formate erhalten, um beispielsweise Quittungen zu drucken, oder auch große Formate, auf die vielleicht Pläne gedruckt werden können. Die Papiergrößen richten sich nach der DIN-Norm und sind in den Größen von A0 bis A10 erhältlich, wobei die Format A5, A4 und A3 die gängigsten Formate sind.

3. Womit soll das Druckerpapier bedruckt werden?

Die Drucktechnologie, die eingesetzt wird, hat ebenfalls einen Einfluss auf die Wahl der Papierqualität. Druckertinte, wie sie in Druckerpatronen für Tintenstrahldrucker eingesetzt wird, ist flüssig. Daher muss das Druckerpapier auch entsprechend stabil und die Oberfläche möglichst glatt sein, um einen guten Druck erzielen zu können. Dafür wird eine spezielle Inkjet-Papierqualität angeboten, die mit solchen Druckern beste Ergebnisse erzielt. Benutz man jedoch Laserdrucker mit Toner im Büro, so kann man auch mit einfacheren Papiersorten arbeiten, die auch dünner sein können. Dies liegt daran, dass Toner nicht flüssig, sondern in Pulverform vorliegt.

4. Welche Grammatur, Weißegrad und Opazität soll das Druckerpapier aufweisen?

Die Grammatur, auch Papiergewicht genannt, beschreibt, wie dick das Druckerpapier ist. Im Schreibwarengeschäft kann man in der Regel Papiersorten von 60 g/m² bis zu 210 g/m² erhalten. Je höher das Gewicht ist, desto besser ist auch die Qualität. Ein Papiergewicht von 80 g/m² kann für alltägliche Aufgaben benutzt werden. Möchte man jedoch Dokumente drucken, die besonders reißfest sind und sich auch durch eine edle Optik auszeichnen, sollte man sich für ein Papiergewicht von 100 oder mehr g/m² entscheiden.

Weißgrad und Opazität sind zwei weitere Faktoren, welche die Qualität von Druckerpapier bestimmen. Ein besonders strahlendes Weiß wird bei der Papierherstellung durch Einsatz von Aufhellern erzielt, die dafür sorgen, dass Licht stärker auf dem Druckerpapier reflektiert. Opazität bezieht sich auf die Lichtundurchlässigkeit des Papiers. Je weniger Licht durchscheint, desto höher ist die Papierqualität.

Welche weiteren Faktoren können sonst noch wichtig sein?

Beim Papierkauf spielt heute auch das Umweltbewusstsein eine Rolle. Daher geht der Trend heute zum Recyclingpapier, das aus wiederverwendetem Altpapier hergestellt wird. Darüber hinaus ist auch Papiersparen angesagt. Dazu kann es beispielsweise helfen, wenn man eine dickere Papierqualität kauft, die auch beidseitig bedruckt werden kann.

Fazit

Beim Papierkauf ist man sich oft nicht bewusst, dass es viele Unterschiede bei der Papierqualität gibt. Die Wahl des richtigen Papiers für jede Aufgabe trägt jedoch dazu bei, Arbeiten hochwertig auszuführen.