„Ordnung ist das halbe Leben“ sagt der Volksmund. Dies gilt nicht nur daheim, sondern auch in Unternehmen. Um alle wichtigen Dokumente immer im Blick und griffbereit zu haben, kommen deshalb die beliebten Ordner zum Einsatz, mit denen sich sehr schnell Ordnung ins Papierchaos bringen lässt.
Wofür werden Ordner im kommerziellen und privaten Bereich benötigt?
Klassische Ordner gehören bei Unternehmen trotz zunehmender Digitalisierung zur Grundausstattung eines jeden Geschäftsbetriebes. Benötigt werden diese in fast allen Bereichen des Unternehmens. In den meisten Fällen werden diese in der Buchhaltung und im Controlling benötigt, um alle betriebswirtschaftlichen- und steuerrechtlichen Unterlagen immer griffbereit zu haben – etwa Jahresabschlüsse, Rechnungen, Lieferscheine oder auch reguläre Verträge. Aber auch in anderen Unternehmensbereichen wie etwa im Vertrieb, im Marketing, in der Produktion oder in der Logistik gehören Ordner zum Alltag und werden dort regelmäßig benötigt.
Nicht nur in Firmen, sondern auch im privaten Bereich sind Ordner unerlässlich, beispielsweise wenn es um Unterlagen wie beispielsweise Rentenbescheide, Versicherungspolicen, Gehaltsabrechnungen oder Zeugnisse der Schule, Universität oder des Arbeitgebers geht. All diese Unterlagen lassen sich ideal in einem klassischen Standardordner verwahren und sind immer griffbereit, wenn diese mal benötigt werden.
Welche Varianten von Ordnern gibt es eigentlich?
In den meisten Fällen kommen DIN A4 Ordner mit Zweifachlochung und einer Rückenbreite von 80 mm zum Einsatz, wobei die Wahl in den meisten Fällen auf schwarze Wolkenmarmor-Ordner fällt. Diese sind sehr unauffällig sowie schlicht und überzeugen primär durch ihren Nutzen als durch ihre Optik, welche in Unternehmen und oft auch im privaten Umfeld ohnehin eher eine untergeordnete Rolle spielt.
Neben dem schlichten Schwarz werden Ordner natürlich auch noch in zahlreichen weiteren Farben sowie mit Dreifach- oder Vierfachlochungen angeboten, allerdings kommen letztere eher selten in Deutschland zum Einsatz und beschränken sich primär auf Ringbücher oder Organizer im DIN A5 Format. Standardmäßig sind die Ordner mit einer Rückenbreite von 80 mm für ca. 600 Blatt A4-Papier mit einer Grammatur von 80 g/m² ausgelegt. Neben diesen Standardordnern gibt es auch etwas schmalere Ordner, die nur eine Rückenbreite zwischen 50 und 55 mm aufweisen und für rund 350 Blatt A4-Papier ausgelegt sind. Diese eignen sich eher für den privaten Einsatz, wo nur wenige Unterlagen abgelegt werden müssen.
Warum ist eine korrekte Beschriftung der Ordnerrücken hilfreich?
Um die Ordnung im Büro oder Daheim zu wahren, sind korrekt beschriftete Ordnerrücken unerlässlich. Diese machen nicht nur einen professionellen Eindruck, sondern helfen auch dabei die benötigten Dokumente schnell und zuverlässig zu finden. Verfügt man über mehrere Ordner und lässt die Rückenbeschriftungen einfach weg, dann kann es mitunter schwierig und zeitaufwendiger werden, die benötigten Unterlagen mit nur einem Griff zur Hand zu haben.
Worauf sollte man bei der Ordnerrücken-Beschriftung achten?
Bei der Gestaltung und Beschriftung von Ordnerrücken sollte man insbesondere im gewerblichen Bereich großen Wert auf eine professionelle Optik legen – besonders, wenn man gelegentlich oder sogar regelmäßig externe Personen im Büro hat, welche die Ordner zu Gesicht bekommen. Professionelle, mit dem Drucker ausgedruckte Ordnerrücken, machen in diesem Fall einen deutlich besseren Eindruck beim Kunden oder Klienten als Ordner, die einfach nur mit einem Filzstift beschriftet wurden.
Um die Gestaltung und den Druck möglichst zu vereinfachen, gibt es im Internet zahlreiche kostenlose Vorlagen für Ordnerrücken, mit denen man diese ganz einfach in Word gestalten und dann ausdrucken kann. Man muss dann nur noch den Text eingeben und das richtige Format wählen und schon erzeugt die Vorlage einen professionellen Ordnerrücken, der sich sehen lassen kann. Hierbei sollte man aber darauf achten, aus welchen Quellen man die Vorlage bezieht, damit man sich nicht versehentlich Viren, Malware oder ähnliches auf den Computer herunterlädt. Seriöse Quellen sind hier in der Regel bekannte Portale von Online-Computermagazinen.