Checkliste: 11 Tipps um Papier im Büro zu sparen!

Muss der Wunsch zur Einsparung von Druckerpapier ein komplett papierloses Büro nach sich ziehen oder gibt es umsetzbare Möglichkeiten zum effizienter Drucken? Die Senkung der Papierkosten schont nicht nur den Geldbeutel, sondern wirkt sich auch positiv auf die Umwelt aus und ist in nahezu jedem Büro realisierbar. In unserem heutigen Magazinartikel erklären wir wie das funktionieren kann.

11 hilfreiche Tipps für einen geringeren Papierverbrauch

Tipp 1 – Beidseitig drucken spart Papier

Abgesehen von Prints auf Fotopapier können fast alle Ausdrucke beidseitig – also im Duplexdruck – erfolgen. Bei Dokumenten und Briefen sowie bei Akten spart der beidseitige Ausdruck ordentlich Papier, Portokosten und Lagerplatz. Den Kunden stört es ebenfalls nicht, wenn die Rechnung aus weniger Blättern besteht und beidseitig Informationen enthält.

Tipp 2 – Kleinere Schrift wählen

Mit der Verkleinerung der Schrift und der Auswahl einer effizienten Schriftart benötigt man weniger Papier und weniger Druckertinte. Diese Maßnahme kann mit dem beidseitigen Ausdruck kombiniert werden und sorgt zusätzlich für eine längere Nutzungsdauer der Druckerpatronen bzw. Tonerkartuschen.

Tipp 3 – PDF-Dokumente statt Ausdrucke nutzen

Viele Ausdrucke sind unnötig. Benötigt man eine Vorlage für seine Arbeit oder möchte eine Mitteilung machen, ist ein abgespeichertes PDF-Dokumente genauso geeignet. Durch die auf nahezu jedem Computer, Notebook, Tablet-PC und Smartphone gebotene Lesbarkeit bieten sich PDFs auch im Rechnungs- sowie Informationsversand an.

Tipp 4 – Einseitig bedruckte Blätter wieder verwenden

Ist das Papier nur auf einer Seite bedruckt, kann es für den Eigengebrauch durchaus noch einmal als Schmierpapier genutzt werden. So spart man frisches Druckerpapier und beteiligt sich nicht an der Verschwendung von unnötigen Ressourcen.

Tipp 5 – Notwendigkeit von Ausdrucken kritisch prüfen

Wird der Inhalt nur für eigene Recherchen benötigt, ist ein Ausdruck in den wenigsten Fällen nötig. Hier kann man viel Papier sparen und die benötigten Informationen online abrufen oder aus einem auf dem Computer abgespeicherten Dokument entnehmen und hier sogar selber speichern.

Tipp 6 – Dateien online speichern

In Büros erweist sich eine interne Cloud als effektiver Sparfaktor – auch für die Datensicherung. Dateien und Dokumente, die allen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, lassen sich intern einfach und sicher speichern und jederzeit verwenden. Auch die Speicherung auf USB Sticks oder externen Festplatten ist eine gute Alternative zum Druck, wenn man Dokumente z.B. einem Kollegen übergeben möchte.

Tipp 7 – Online Postverkehr nutzen

Die wenigsten Kunden bestehen auf eine Papierrechnung. Der E-Mail Postverkehr ist nicht nur schneller, sondern auch günstiger und eine gute Alternative zum hohen Papierverbrauch. Ein im E-Mail Anhang befindliches PDF stößt dabei in der Regel auf die gleiche Akzeptanz wie ein Brief im Postkasten.

Tipp 8 – Ausdrucke ohne Grafiken vornehmen

Grafiken und Fotos spielen auf den wenigsten Ausdrucken eine wirklich wichtige Rolle. Verzichtet man auf sie und nutzt stattdessen relevanten Text, verliert das Dokument nicht an Aussagekraft und kommt im Ausdruck mit viel weniger Papier aus.

Tipp 9 – Recyclingpapier vorziehen

Durch die Nutzung von Recyclingpapier wählt man nicht nur günstige Konditionen und eine saubere Umwelt. Recycling-Alternativen gibt es übrigens auch beim Fotopapier mit glänzender Oberfläche.

Tipp 10 – Nur unterschriftspflichtige Dokumente auf Papier versenden

Auf Ausdrucke kann man nicht in jedem Fall verzichten. Muss z.B. ein Dokument unterschrieben zurückgeschickt werden, dann kommt man um die Nutzung von Papier nicht umhin – allerdings sollte sich die Nutzung möglichst nur auf Dokumente begrenzt werden, die wirklich unterschriftspflichtig sind.

Tipp 11 – Dokumentenprüfung vor Ausdruck vornehmen

Fehldrucke sind ärgerlich und landen oft umgehend im Papierkorb. Eine Prüfung der Rechtschreibung und des Inhalts von Dokumenten schont die Ressourcen und lässt fehlerhafte Ausdrucke vermeiden. Sollte doch mal ein fehlerhaftes Dokumente ausgedruckt worden sein, kann man das Papier noch als Schmierpapier nutzen.

Fazit: In den meisten Büros wird unnötig viel Druckerpapier verbraucht. Mit diesen Tipps kann man Papier und Ausgaben für Druckerpatronen sowie Toner sparen, ohne dass die Kommunikation mit Kunden weniger wird.

Mit umweltfreundlichen Grüßen
Ihr HD-Toner Team 😉
www.hd-toner.de

 

Checkliste: 11 Tipps um Papier im Büro zu sparen!

4 Gedanken zu „Checkliste: 11 Tipps um Papier im Büro zu sparen!

  • 5. September 2016 um 11:12
    Permalink

    Hallo aus Hamburg! Danke für diese sehr gute Checkliste. Ich habe den Text mal übernommen und per E-Mail an meine 10 Mitarbieter weitergeleitet, damit die diese auch mal gelesen haben. Ich hoffe, das ist ok? Bei uns wird nämlich auch oft und gerne zu viel Papier unnötig verbraucht.

    Antworten
    • 6. September 2016 um 13:34
      Permalink

      Sehr geehrter Herr Jansen,

      das ist in Ordnung.

      Ihr freundliches HD-Toner Team

      Antworten
  • 23. September 2016 um 11:25
    Permalink

    Interessante Liste – vielen Dank! 😀

    Antworten

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