Stempel & Co: Für welche Zwecke werden diese genutzt?

 

Stempel gehören zu der Grundausstattung eines jeden Büros und dass auch noch im digitalen Zeitalter. Ob Umschläge, Rechnungen oder Gutschriften – mit einem Stempel wird der Büroalltag erheblich erleichtert und natürlich auch zeitlich verkürzt. Doch wie wird ein solcher Stempel eigentlich hergestellt und welche Arten werden für welche Zwecke besonders häufig genutzt? Worauf kommt es bei der Wahl des Stempels besonders an und welche Kriterien sollten beim Kauf berücksichtigt werden?

Klassische Stempel: Unerlässliches Büro-Equipment auch im digitalen Zeitalter

In fast jedem Büro ist heute mindestens ein Stempel mit passendem Stempelkissen in schwarz, rot oder blau vorzufinden – und das aus gutem Grund: Ein Stempel erleichtert die Arbeit ungemein und erspart die Mühe des umständlichen Beschriftens. Ein Dokument kann in Sekundenschnelle mit einem Stempel versehen werden, der eine weitere Bearbeitung des gestempelten Papiers auch für andere Personen erheblich erleichtert. Nun könnte man annehmen, dass ein Stempel heutzutage überflüssig geworden ist, schließlich nimmt die Digitalisierung stetig zu. Doch weit gefehlt, denn in zahlreichen Arbeitsbereichen gibt es Aufgaben, die ausschließlich mit einem klassischen Stempel reibungslos und schnell durchgeführt werden können. Zwar wird in einem modernen Unternehmen der Großteil des Schriftverkehrs per E-Mail erledigt, doch es lassen sich eben nicht alle Angelegenheiten online bzw. digital versenden.

Wo werden Stempel besonders häufig eingesetzt?

Durch einen Stempel und Stempelfarbe lässt sich ein beliebiger kurzer Text wie etwas „bezahlt“ oder „Kopie“ in einem einzigen Schritt zu Papier bringen, der handschriftlich deutlich mühsamer und zeitaufwändiger zu erstellen wäre. Neben den klassischen Stempel wie Datumsstempel, Adressstempel oder Universalstempel mit Wordband und Datum existieren aber auch schwer zu fälschende Stempelformen, mit denen behördliche Dokumente verifiziert werden. In einigen Fällen ist es notwendig, dass ein Dokument mit einer originalen Unterschrift oder eben einem Stempel versehen ist, damit so die Echtheit des Schriftstücks nachvollzogen werden kann. So wird ein Stempel in schwarz, blau oder rot besonders häufig von verschiedenen Behörden und Ämtern genutzt. Kanzleien und Notare nutzen ebenso einen entsprechenden Stempel, wie auch die Polizei, das Finanzamt und die deutsche Post. Aber auch Ärzte nutzen in den Praxen häufig entsprechende Stempel um Rezepte, Überweisungen oder ähnliches zu verifizieren. Nicht zuletzt müssen auch Dokumente von deutschen Gerichten mit einem Stempel versehen sein, der die Echtheit des Papiers bescheinigt.

Wie werden Stempel hergestellt und welche Arten gibt es?

Mittlerweile sind viele unterschiedliche Stempel-Arten erhältlich. So lassen diese sich in Handfärber, Selbstfärber und Elektrostempel ebenso unterscheiden, wie in Stempelmodelle mit feststehenden oder veränderbaren Texten. Ob oval, rund, rechteckig, aus Holz, Metall oder Kunststoff – die Auswahl im Handel ist riesig, sodass grundsätzlich für jeden Verwendungszweck ein passendes Modell gefunden werden kann. Des weiteren sind Stempel mit verschiedenen Abdruckplatten verfügbar: Während sich auf einer starren Abdruckplatte Farbe mit Öl verwenden lässt, sind Stempel mit flexiblen Abdruckplatten in der Regel für öl-freie Farben gedacht. Solche Stempel zum Selbersetzen sind besonders flexibel einsetzbar, denn der Stempeltext kann jederzeit nach Bedarf abgeändert werden.

Stempel kaufen: Was muss beachtet werden?

Im Grunde ist die Anschaffung eines Stempels mit einem passendem Stempelträger für jedes Unternehmen eine lukrative Investition, denn er erleichtert viele Aufgaben und spart außerdem noch wertvolle Zeit. Ein „Erledigt“-Zeichen oder das aktuelle Datum lässt sich mit einem Stempel schnell auf Papier bringen und ein Adressstempel spart beim Adressieren von Kuverts eine mehrfache Schreibarbeit. Es empfiehlt sich daher immer vor dem Kauf zu überlegen, welche relevanten Texte und Aufschriften immer wieder gemacht werden müssen. Diese lassen sich dann entsprechend durch einen Stempel ersetzen.

Fazit

Auch wenn die zunehmende Digitalisierung in der Arbeitswelt keineswegs zu leugnen ist, gibt es immer wieder Dokumente, die im Original aufbewahrt oder versendet werden müssen. Daher ist und bleibt ein Stempel auch in der modernen Arbeitswelt ein wichtiges Büro-Equipment, auf das auch viele Behörden, Ärzte, Ämter und andere öffentliche Institutionen angewiesen sind. Aber auch für Unternehmen bedeutet der Einsatz eines (oder mehrerer) Stempel ein deutlich leichteres Arbeiten sowie eine große Zeitersparnis.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr HD-Toner Team
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